IT Expert: Оптимізація документообігу

IT Expert Як це зробити На допомогу керівнику Михайло Григор'єв

| 28.11.2016

Витрати в області друку складають істотну частину бюджету на ІТ. Ми попросили Володимира Полікаркіна, менеджера по продукту компанії Xerox Росія, розповісти про те, як заощадити на документообіг і не понести репутаційні ризики.

- Витрати зазвичай ділять на первинні - купівля принтера / МФУ - і наступні - заміна расходников, паперу, обслуговування і т. П. Як можна заощадити на обох етапах?

- Перш за все, не можна економити на друку за рахунок якості роботи, інакше репутаційні ризики можуть звести нанівець всю отриману вигоду. Для найбільшої економії в довгостроковій перспективі при покупці друкарської техніки необхідно сфокусуватися нема на разових цінових пропозиціях і знижки, а на показниках сукупної вартості володіння.

Перед покупкою важливо оцінити, у скільки обходилася експлуатація всіх принтерів і МФУ. Обліку повинні підлягати початкові вкладення в закупівлю кожного апарату і всі витрати на заміну тонера і ресурсних запчастин, ремонт та виклики сервісного інженера. Оскільки у всіх принтерів і МФУ є лічильник відбитків, після підрахунку загальної вартості володіння кожного апарату можна з'ясувати за допомогою простого ділення, у скільки в середньому обходилася друк однієї сторінки. Якщо розділити значення лічильника відбитків на кількість місяців експлуатації, легко дізнатися іншу важливу величину - середній обсяг друку на місяць. Оперуючи величинами середньомісячного навантаження та сукупну вартість володіння, нескладно підібрати підходяще пристрій на заміну.

Багато компаній скорочують витрати на друк, закуповуючи сумісні картриджі. Однак до такої економії слід ставитися з великою обережністю. Недорогі витратні матеріали від неперевіреного виробника можуть виявитися неякісними, що тягне за собою невиправдано високі ризики.

Значну частку витрат можна скоротити, якщо зменшити обсяг друку і споживання паперу. Зокрема, це допомагають зробити системи контролю друку. Вони дозволяють вести облік витрат і контролювати доступ до функцій принтерів і МФУ, зменшуючи обсяг нецільової друку документів або повністю її виключаючи.

Заощадити можна і шляхом закупівлі недорогих сортів паперу. Однак при цьому необхідно бути впевненими в якості матеріалу, інакше постраждає зовнішній вигляд документів. Важливий недолік неякісної паперу - високий вміст паперового пилу, яка з часом може накопичуватися в вузлах друкувального пристрою, викликаючи збої в роботі і несправності. Використання неякісної паперу може обійтися значно дорожче, ніж закупівля сортів вищого сегменту, якщо взяти до уваги що виникають при друку проблеми і зростання витрат на виклик фахівців з технічного обслуговування.

- Ми живемо в непростий з точки зору економіки час, коли на рахунку кожна копійка. Це призводить до того, що фірми все частіше використовують витратні матеріали подешевше, в тому числі неоригінальні, пояснюючи це тим, що якість їх більш-менш влаштовує, а мінуси не очевидні. Поясніть детально, які тут ризики?

- Використання неякісних витратних матеріалів може підвищити знос друкарської техніки, викликати збої в її роботі і збільшити витрати на ремонт, зводячи нанівець вигоду від економії. Якщо поломка принтера або МФУ буде викликана використанням неоригінальних витратних матеріалів, це може привести до втрати гарантії виробника. Сумісні картриджі неперевірених брендів часто виробляються з браком, і їх застосування може призвести до заминання паперу, підвищеної витрати і пробудженню тонера. В результаті виникає ризик додаткових витрат і відчутних репутаційних втрат, пов'язаних з погіршенням зовнішнього вигляду документів. Крім того, сумісні і перезаправлені картриджі можуть бути негерметичні, що небезпечно для здоров'я користувачів через що потрапляють в повітря частинок тонера.

- Чи допоможе придбання одного МФУ замість декількох пристроїв - принтера + сканера + копіра - вирішити всі завдання компанії в області документообігу?

- Це лише одне з безлічі доступних напрямків оптимізації, які тільки в комплексі дозволяють досягти значного зниження витрат.

Одним з найпростіших способів скорочення витрат є перехід від декількох персональних пристроїв до одного, розрахованому на роботу групи користувачів і високі місячні навантаження. Чим більшою продуктивністю володіє принтер і чим більше співробітників можуть з його допомогою задовольнити свої потреби у пресі, тим менше у нього вартість відбитка. «Коридорна» МФУ вимагає більше початкових інвестицій, але його установка набагато вигідніша, якщо враховувати, скільки пристроїв воно замінить і о котрій обійшлася б їх експлуатація.

Зрозуміло, встановлювати один потужний пристрій на весь офіс незручно для співробітників і вельми ризиковано з точки зору технічної підтримки. Тому слід ретельно планувати розстановку устаткування з урахуванням бізнес-процесів, щоб в разі поломки одного апарату працівникам було зручно друкувати документи на інших.

Не варто забувати про застосування високотехнологічних рішень. При оптимізації друкованої інфраструктури ми радимо більш активно використовувати електронні документи, щоб підвищити ефективність бізнес-процесів і зменшити обсяг витрат. Ефективним засобом скорочення витрат і оптимізації документоемкіх процесів може стати система контролю друку, наприклад YSoft SafeQ або Xerox PrintSafe . Існує думка, що сам факт установки такого ПЗ в деяких випадках знижує витрати на друк до 30%, оскільки співробітники розуміють: використання офісної техніки в особистих цілях не залишиться непоміченим.

Цілий комплекс завдань, пов'язаних з оптимізацією офісного документообігу, вирішить передача друкованої інфраструктури на аутсорсинг надійному сервіс-провайдеру. Аутсорсинг не тільки дозволяє скоротити в середньому 25 - 40% витрат на друк, але також звільняє співробітників від непрофільних обов'язків і забезпечує максимальну ефективність процесів роботи з документами.

- Дайте, будь ласка, кілька порад керівникові: на що звернути увагу при покупці друкувального пристрою і при його подальшої експлуатації?

- Необхідно враховувати великий комплекс чинників, тому у друкованої інфраструктури у вашій компанії повинен бути господар - співробітник, який відповідає за працездатність апаратів від покупки до списання і несе відповідальність за всі витрати, в тому числі вартість володіння. Такий фахівець повинен стежити за станом техніки, контролювати наявність витратних матеріалів на локальному складі і проводити регламентне обслуговування, щоб звести до мінімуму ризик виходу з ладу і простою обладнання. Якщо є така можливість, розумним рішенням було б перекласти обов'язки з управління друкованої інфраструктурою на профільного сервіс-провайдера. Це дозволить як спрогнозувати щомісячні витрати, так і уникнути простоїв, при цьому гарантію результату можна закріпити в умовах договору.

Ключові слова: вибір принтера , багатофункціональний пристрій

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 11/2016] , Підписка на журнали