- Opis firmy
- W wyniku badania zidentyfikowano i opisano główne działania firmy:
- Plan projektu „Optymalizacja procesów biznesowych firmy„ Twoje meble ”
Każdy właściciel dynamicznie rozwijającego się biznesu prędzej czy później staje przed potrzebą optymalizacja procesów biznesowych firma . Zrozumienie, że firma rozrosła się do tego stopnia, że do dalszej udanej pracy niezbędne jest wsparcie systemu informatycznego, który może stać się nie tylko systemem księgowym i bazą przechowywania dokumentów, ale także niezawodną platformą do optymalizacji procesów biznesowych firmy i zapewnienia dalszego rozwoju firmy skuteczny menedżer.
W tym przypadku dość trudno jest zdecydować się na tak poważny krok. Po pierwsze, jest to odpowiedzialne wydarzenie, które może dać silny impuls rozwojowy i doprowadzić firmę do stagnacji. Po drugie, optymalizacja procesów biznesowych firmy jest przedsięwzięciem kosztownym finansowo. I będzie to wyjątkowo nieprzyjemne, jeśli zastrzyki gotówkowe nie spłacą się i zostaną zmarnowane.
Oferujemy zapoznanie się z ciekawym doświadczeniem w optymalizacji procesów biznesowych firmy zajmującej się produkcją i sprzedażą mebli szafowych i tapicerowanych według indywidualnego projektu. Vasha Mebel LLC sprzedaje i zamawia meble za pośrednictwem sieci sklepów. Firma nie jest duża (do 50 osób), ale specyfika firmy jest taka, że istnieje wiele procesów, w tym przekrojowych, bez stałej kontroli, nad którą trudno jest odnieść sukces i stać się konkurencyjną firmą.
„Świadomość, że problemy firmy rosną i nie są rozwiązywane, pojawiła się wraz z rozwojem firmy, w czasie, gdy istniało więcej niż dwa punkty sprzedaży. W pełni kierujemy klientem: od projektu produktu do dostawy gotowych produktów do domu. Utrata czasu i jakości pracy w dowolnym obszarze prowadzi do poważnych problemów. W pewnym momencie zdałem sobie sprawę, że tracę dużo swoich własnych, w tym osobistych, czasu na rozwiązywanie problemów, które można rozwiązać bez mojego udziału, dzięki usprawnieniu i zoptymalizowaniu procesów biznesowych firmy ”- powiedział dyrektor Vasha Mebel LLC.
W związku z tym kierownictwo zdecydowało o potrzebie optymalizacji procesów biznesowych firmy , a wyszukiwanie rozpoczęło się od odpowiedniego systemu. Po dokładnym przeanalizowaniu i porównaniu wszystkich ofert na rynku systemów BPM wybraliśmy system ELMA, który oprócz stosunkowo taniego i przyjaznego dla użytkownika interfejsu, oferuje rozbudowane możliwości platformy BPM, które pozwalają elastycznie dostosować system do określonych celów biznesowych, a co najważniejsze, stale je ulepszać . I rozpoczęła się faza wdrażania.
Opis firmy
Każdy projekt wprowadzenia zautomatyzowanego systemu rozpoczyna się od badania firmy. Jest to prawdopodobnie jeden z najważniejszych i najtrudniejszych etapów optymalizacji procesów biznesowych firmy Konieczne jest nie tylko zrozumienie, w jaki sposób postępują główne procesy firmy, ale także ujawnienie wszystkich „pułapek”, które uniemożliwiają skuteczną pracę na stronie. Nie wszyscy uczestnicy procesu zawsze zgadzają się dzielić swoimi tajemnicami zawodowymi, ponieważ po pierwsze, prawdopodobieństwo utraty „wyjątkowości” jest wysokie, a po drugie, nawet gorsze, może się otworzyć, rzeczywista ilość pracy potrzebnej do wykonania zadań, które nie są zgodne z wcześniej uzgodnionymi przepisami.
Pierwsze spotkanie z firmą „Twoje meble” odbyło się z udziałem głównego kierownictwa i kierownika odpowiedzialnego za sprzedaż i dostawę mebli. Standardowo w ramach pierwszego spotkania gromadzone są podstawowe informacje, sytuacja jest identyfikowana „tak jak jest”, a istniejące problemy i wymagania klientów są ustalone.
„Na etapie studiowania i analizowania działań mojej firmy otrzymałem wiele„ informacji do przemyślenia ”i po raz kolejny byłem przekonany o poprawności decyzji podjętej w celu zautomatyzowania procesów biznesowych firmy” - dyrektor Vasha Mebel LLC.
W wyniku badania zidentyfikowano i opisano główne działania firmy:
- Produkcja i sprzedaż mebli.
Firma zajmuje się produkcją mebli szafkowych na indywidualne zamówienia. Sprzedaż odbywa się za pośrednictwem sklepów - „punktów sprzedaży”. Dostawa bezpośrednio do klientów przez firmę meblarską.
- Sprzedaż gotowych mebli tapicerowanych.
Vasha Mebel LLC jest również dealerem znaku towarowego producenta mebli tapicerowanych z miasta Saratov. Dostawa odbywa się bezpośrednio z fabryki-producenta tylko na indywidualne zamówienia. Meble tapicerowane są przechowywane w magazynie aż do wysyłki do klienta. Dostawa bezpośrednio do klientów przez firmę meblarską.
Firma posiada 5 „punktów sprzedaży” mebli (sklepów), siedzibę główną, warsztat do produkcji mebli szafowych i magazyn. Główna siedziba i warsztat firmy są zjednoczone, ponieważ komunikacja z klientami (przyjmowanie zamówień i zawieranie umów) odbywa się w sklepach.
Po opisaniu działań zaczęli formułować główne problemy, które zarząd chce rozwiązać w wyniku optymalizacji procesów biznesowych firmy . Po długich dyskusjach zidentyfikowali główne problemy, które zdaniem dyrektora firmy utrudniają wzrost rentowności biznesu i prowadzą do braku stałych i zadowolonych klientów.
Problem numer 1. Brak kontroli nad realizacją zamówienia.
- Brak aktualnych informacji o zleceniach płatniczych.
- Brak informacji o stopniu gotowości zlecenia: gdzie się znajduje, co się dzieje teraz.
Problem numer 2. Utrata dokumentów papierowych.
- Częsty brak podstawowych dokumentów księgowych.
- Utrata roszczeń papierowych, wnioski o rewizję, kontrakty.
Numer problemu 3. Niski poziom obsługi klienta.
- Brak lub opóźniona praca nad skargami i skargami.
Ogólnie można zauważyć, że są to dość powszechne problemy, z którymi borykają się firmy w procesie ich rozwoju. Jeśli puścisz sytuację, wtedy firma ma poważniejsze problemy w postaci:
Zmniejsza lojalność klientów.
Utrata wizerunku firmy.
Zwiększone koszty operacyjne i sądowe.
Strata prawie całego wolnego czasu Szefa na „Pożarnictwo”.
Plan projektu „Optymalizacja procesów biznesowych firmy„ Twoje meble ”
Po wstępnej identyfikacji problemów, które należy rozwiązać, optymalizując procesy biznesowe firmy, opracowano plan projektu:
Etap 1: Badanie . Specjaliści firmy ELMA badają aktualne przepisy wykonawcze w firmie „Twoje meble”: mechanizm, koszty, wyniki, efektywność głównych procesów firmy. Innymi słowy, sytuacja As jest opisana „tak jak jest”.
Etap 2: Analiza. Następnie zestawiany jest obraz przyszłości - być „takim, jaki powinien być”. Na tym etapie modeluje się procesy biznesowe, zgodnie z którymi firma pozostawi istniejące problemy i będzie mogła przejść na inny poziom rozwoju.
Etap 3: Opis. Po opracowaniu nowego modelu procesów firmy konieczne jest opracowanie zadania technicznego dla automatyzacji biznesu, w którym szczegółowo opiszemy, jakie cele wyznaczyliśmy dla projektu, jak je osiągamy iw jakiej formie system będzie postrzegany przez użytkownika końcowego.
Etap 4: Wdrożenie. Początek bezpośredniej implementacji zautomatyzowanego systemu w firmie klienta. Podczas wdrażania projektu wdrożeniowego przeprowadzana jest wstępna konfiguracja systemu, testowane i udoskonalane są zautomatyzowane procesy biznesowe.
! Po tym etapie system ELMA staje się indywidualnym rozwiązaniem dla firmy Your Furniture.
Etap 5: Zacznij pracować. Ostatni etap projektu, w ramach którego uruchamiane jest rozwiązanie „pod klucz” - system ELMA.
