Optymalizacja procesów biznesowych

1. Pojęcie i rodzaje procesów biznesowych, cele i cele ich optymalizacji
2. Gdy potrzebna jest optymalizacja procesów biznesowych
3. Metody optymalizacji procesów biznesowych
4. Instrukcje krok po kroku dotyczące optymalizacji procesów biznesowych
5. Optymalizacja optymalizacji kierowania
6. Definicja elementów procesów biznesowych
7. Przygotowanie zmian procesów biznesowych
8. Wdrożenie zmian w procesach biznesowych
9. Błędy zarządzania w optymalizacji procesów biznesowych
10. Efekt optymalizacji

Optymalizacja biznesu polega na wprowadzeniu pewnych zmian w celu zwiększenia wydajności. W rezultacie przepływy pracy są usprawnione, koszty są zminimalizowane, zyski rosną. Jednak przed zwróceniem się do ekspertów zewnętrznych lub rozpoczęciem niezależnej optymalizacji zarządzania procesami biznesowymi, należy zdecydować, czy możliwe jest wdrożenie go w danej jednostce biznesowej, czy też nie.

Pojęcie i rodzaje procesów biznesowych, cele i cele ich optymalizacji

Proces biznesowy to ciąg działań prowadzących do określonego wyniku. Ma określony cel, stopniowe wprowadzanie kluczowych działań i oczekiwany wynik.

Na liczbę procesów biznesowych zachodzących w jednostce biznesowej i ich orientację docelową mają wpływ następujące czynniki:

• rodzaj i specyfika działalności;
• wielkość jednostki gospodarczej;
• cechy osobiste menedżera.

Ich obecność i stopień oddziaływania należy uwzględnić w procesie optymalizacji.

W praktyce wyróżnia się następujące typy procesów biznesowych:

Typ Docelowy cel Główny nacisk na klienta, generowanie zysku Wspieranie normalnego działania podmiotu gospodarczego Kierownicza definicja strategii rozwoju podmiotu gospodarczego jako całości i jego poszczególnych jednostek strukturalnych

Ich optymalizacja jest przeprowadzana dla:

• regulacja działalności jednostki gospodarczej, jej automatyzacja, eliminacja lokalnych sprzeczności;
• poprawa planowania i kontroli, w tym wskaźników wydajności;
• racjonalne delegowanie funkcji i odpowiedzialności między jednostkami strukturalnymi, wykluczenie ich powielania;
• ustanowienie relacji między departamentami;
• zwiększenie jakości towarów i usług przy jednoczesnym skróceniu czasu trwania procesu produkcyjnego;
• zmniejszenie wpływu czynnika ludzkiego na proces produkcji;
• zmniejszenie kosztów finansowych i czasowych w celu osiągnięcia celów strategicznych;
• poprawa wyników finansowych, w szczególności zwiększenie zysków;
• uwolnienie środków, które można wydać na rozwój;
• ekspansja i skalowanie biznesu, tworzenie sieci franczyzowych;
• zgodność z wymaganiami konsumentów, stanowymi i międzynarodowymi standardami;
• zwiększyć zadowolenie klienta.

Gdy potrzebna jest optymalizacja procesów biznesowych

Chociaż wiele krajowych podmiotów gospodarczych działa bez optymalizacji, jest konieczne, jeśli jest przestrzegane:

• zwiększyć liczbę pracowników podwładnych lub kadry kierowniczej;
• wzrost liczby jednostek strukturalnych;
• brak systemu informacyjnego lub jego brak rozwoju.

Bez niego nie można się obejść, jeśli podczas monitorowania ujawniono, że:

• decyzje dotyczące zarządzania podejmowane są raczej powoli, w tym z powodu braku informacji;
• zlecenia menedżerskie nie są przekazywane pracownikom lub są zniekształcone, a zatem nie są wykonywane lub są źle wykonywane;
• nie ma kontroli nad sferami działalności podmiotu;
• rosnące napięcie w zespole, w tym z powodu braku zrozumienia ich funkcji i praw;
• procesy biznesowe są powolne i wymagają nieracjonalnie dużych inwestycji.

Dla większej jasności możesz rozważyć listę problemów z funkcjonowaniem firmy handlującej w Internecie, sygnalizując potrzebę optymalizacji:

Metody optymalizacji procesów biznesowych

Wybór metod optymalizacji procesów zachodzących w firmie jest dość szeroki. Wśród głównych są następujące:

Nazwa metody Istota metody Zmiana wykorzystania nowych metod pracy z surowcami i materiałami, a także kontrahentami, dostosowanie ilości towarów lub technologii Eliminacja eliminacji przyczyn pewnych problemów, rozsądne zmniejszenie poziomów produkcji i anulowanie kontroli nakładów Uproszczenie i ograniczenie rozsądnego uproszczenia niektórych procesów biznesowych w szczególności skrócenie czasu ich trwania i eliminacja miejsc powodujących dodatkowe koszty, właściwy podział pracy inżynieria równoległa, automatyzacja procesów Standaryzacja dostosowanie procesów biznesowych do różnych standardów Zapewnienie interakcji wprowadzenia i utrzymania jednego systemu informacyjnego w celu zapewnienia komunikacji między personelem a jednostkami organizacyjnymi, systemami produkcyjnymi

Instrukcje krok po kroku dotyczące optymalizacji procesów biznesowych

Poniższy algorytm jest uniwersalny, odpowiedni do optymalizacji małych i dużych przedsiębiorstw. Obejmuje to wykonanie następujących kroków.

Optymalizacja optymalizacji kierowania

Na tym etapie osoby odpowiedzialne za optymalizację (zaproszeni eksperci lub grupa fokusowa utworzona z pracowników firmy pod kierownictwem osoby odpowiedzialnej) określają prawdziwy cel optymalizacji za pomocą burzy mózgów lub grup nominalnych. Aby to zrobić, powinni odpowiedzieć na następujące pytania :

1. jakie są procesy biznesowe?
2. jakie procesy powinny zostać zoptymalizowane i po co?
3. Jaki jest efekt ich optymalizacji i do czego jest potrzebny?

Burza mózgów rozumiana jest jako metoda zbiorowego rozwoju nowych pomysłów, która polega na różnicowaniu procesów produkcji i krytycznej oceny. Idealna liczba uczestników to od 5 do 10 przedmiotów, prowadzona przez facylitatora - osobę kontrolującą dyskusję. Powinien być tak taktowny i wygodny dla wszystkich, jak to możliwe. Jego orientacja na cel to nagromadzenie maksymalnej liczby pomysłów.

Ponadto nagrany materiał jest przesyłany do ekspertów zewnętrznych, którzy określają ostateczną listę najbardziej akceptowalnych rozwiązań. W metodzie grupy nominalnej nie ma komunikacji między uczestnikami. Każdemu z nich oferuje się pełny opis procesu i inne informacje niezbędne do podjęcia decyzji. Uczestnik niezależnie przedstawia swoje pomysły, po czym przedstawia je zespołowi bez dalszej dyskusji. Zdarza się to dopiero po tym, jak wszyscy się wypowiedzieli.

Na przykład w przedsiębiorstwie przemysłowym odpowiedzi mogą być następujące:

Numer pytania Odpowiedź 1. Produkcja towarów, ich sprzedaż i magazynowanie, praca z kontrahentami i pracownikami, interakcja z organami regulacyjnymi 2. Fakturowanie 3. Redukcja czasu poświęconego na wydawanie i transportowanie towarów, aby zapobiec przestojom w produkcji, wzrostowi sprzedaży (jeśli wymaga tego popyt na produkty) i otrzymywanie zysku. Ta opcja jest również możliwa: zmniejszenie kosztów pracy i zmniejszenie liczby pracowników obsługujących proces, w wyniku czego koszty towarów maleją, pozycje rynkowe są wzmocnione, a firma otrzymuje dodatkowy zysk

Z tego wynika, że ​​ostatecznym celem optymalizacji procesu jest zwiększenie przychodów poprzez minimalizację kosztów i przyspieszenie procesu.

Właściwe zdefiniowanie docelowej orientacji optymalizacji pozwala prawidłowo przydzielić czas i zasoby na jego wdrożenie, bez marnowania ich na rozwiązywanie problemów wtórnych.

W praktyce często zdarza się, że niektóre procesy biznesowe nie wymagają uproszczenia, ale komplikacja, na przykład, poprzez wprowadzenie dodatkowych procedur kontrolnych i obowiązków.

Wskazane jest, aby rozpocząć tworzenie listy procesów biznesowych zachodzących w organizacji od najwyższego poziomu, a następnie bardziej szczegółowo opisać każdy proces najwyższego poziomu. Liczba poziomów takiego rozkładu procesów jest określana przez problemy optymalizacyjne i, najlepiej, nie powinna przekraczać 6–8.

Najwyższy poziom opisu procesów biznesowych odpowiada procesom, które należą do kompetencji menedżerów najwyższego szczebla; następny poziom, co do zasady, odpowiada procesom jednostek funkcjonalnych; dalsze procesy zachodzące w miejscu pracy.

W ogniwach hierarchii funkcjonalnej są różne przepływy informacji skierowane od góry w dół (decyzje zarządcze) i oddolne (raporty).

Definicja elementów procesów biznesowych

Struktura każdego procesu biznesowego obejmuje następujące elementy:

1. obiekt;
2. temat;
3. wejście / wyjście i zestaw określonych funkcji;
4. zasoby.

Dostosowaniem może być każdy z nich lub wszystkie razem.

Zasługują na szczegółowe rozważenie.

Przez przedmiot rozumie się to, co jest kontrolowane przez uczestników procesu, gdy wykonują swoje funkcje.

Nie należy formalnie podchodzić do procesu identyfikacji podmiotów, to znaczy do rozmyślania nad ich identyfikacją. Konieczne jest przeprowadzenie poważnej pracy nad definicją:

• ich lista;
• role;
• granice odpowiedzialności;
• kluczowe wskaźniki wydajności i sposoby ich pomiaru.

Przy określaniu ról i obowiązków podmiotów, powinny one być skonstruowane w sposób określony przez macierz odpowiedzialności RASCI :

• Odpowiedzialny - odpowiedzialny za pracę (odpowiedzialność musi być spersonalizowana);

Jeśli większość procesu nie pozwala na personalizację odpowiedzialności, wskazane jest podzielenie go na podprocesy i zidentyfikowanie osób odpowiedzialnych za każdy z nich. Jednocześnie ważne jest, aby jasno sformułować swoje zadania i określić jednostkę miary (takim wskaźnikiem może być na przykład przestrzeganie terminów, brak rekultywacji itp.). Ignorowanie tej zasady wiąże się z zakłóceniem wykonywania zadań.

• Odpowiedzialny - dopasowanie;

W przeciwieństwie do odpowiedzialności koordynacja nie wymaga personalizacji, aby się do niej stosować nie jest konieczne. Oczywiście jedna umowa jest idealną opcją, ale dozwolone jest porozumienie zbiorowe. W drugim przypadku należy wziąć pod uwagę takie możliwe konsekwencje, jak opóźnienie realizacji procesu.

• Wsparcie - zapewnienie dodatkowych udogodnień i wsparcia osobie odpowiedzialnej za oddelegowaną mu pracę;
• Konsultowani - konsultanci, którzy są proszeni o wyjaśnienie kontrowersyjnych punktów i których opinii należy wysłuchać;
• Informed - powiadamia (do kogo jest zgłaszany wynik).

Jeśli chodzi o S, C, I, nie ma ścisłych ograniczeń (z wyjątkiem zarządzania zdrowym rozsądkiem, aby uniknąć przeciążenia procesu ze względu na dużą liczbę uczestników).

Jeśli chodzi o dane wejściowe i wyjściowe procesu biznesowego, to oznaczają kolejne etapy, w których identyfikowane i eliminowane są jego słabe obszary, określana jest sekwencja użytecznych.

Skuteczność optymalizacji jest bezpośrednio związana z kompetentnym określeniem danych wejściowych i wyjściowych procesów biznesowych.

W praktyce liczba wejść i wyjść jest zbyt duża.

Przykład

Podstawą księgowości w firmie jest podstawowa dokumentacja. Jest podstawą wejścia, czyli procesu tworzenia kont korespondencyjnych, z uwzględnieniem zapisanych w nim informacji. Często rachunkowość jest nieefektywna z powodu dość długiej podróży, jaką zabierają dokumenty.

Trasa listu przewozowego jest więc następująca:

1. magazyn;
2. obsługa logistyczna (rozwiązuje koniec procedury udzielania zamówień);
3. usługi produkcyjne (zwróć uwagę na zmianę bazy zasobów);
4. usługa księgowa.

Na pierwszy rzut oka uporządkowany łańcuch jest logiczny, ponieważ wszystkie powyższe usługi powinny posiadać informacje o przepływie i ruchu zapasów. Jednak w procesie przenoszenia dokumentu z jednego do drugiego faktura może zostać utracona, celowo zniszczona lub sfałszowana.

Po optymalizacji tego logistycznego procesu biznesowego sposób przejścia oryginalnej faktury można skrócić do „księgowości magazynowej”. Inne zainteresowane usługi będą zadowolone z jego kopii. Dzięki temu, dzięki skróceniu cyklu procesu biznesowego, poprawia się jakość jego wdrażania.

Ponadto w procesie analizowania danych wejściowych i wyjściowych może pojawić się inny, bardziej znaczący problem: luki między nimi a nieracjonalność ich konstrukcji, o czym świadczy fakt, że dane wyjściowe z poprzedniego cyklu nie są danymi wejściowymi do następnego. Można temu zapobiec poprzez optymalizację procesów biznesowych, co oznacza wsparcie informacyjne wszystkich jego uczestników. W rzeczywistości mówimy o konsumentu końcowego wyniku procesu (poinformowany). Nie może być sam, ale ich całkowita nieobecność jest nie do przyjęcia.

Zatem jeśli wyjście nie jest skierowane do nikogo, proces jest bez znaczenia i powinien zostać wyłączony z łańcucha biznesowego.

Rozważając taki element jak zasoby, należy pamiętać, że nie zawsze są to pieniądze wydawane na wynagradzanie pracowników i zapewnianie produkcji surowców. Najcenniejszy zasób uważany jest za tymczasowy.

Na tym etapie poszukiwane są odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy utrzymywany jest „cel procesu - koszt”?
2. Jaki jest priorytet uzasadnienia kosztów?
3. czy wskazane jest, aby zmienić cel lub zrezygnować z niego, aby zaoszczędzić i zwiększyć zasoby.

Przygotowanie zmian procesów biznesowych

Optymalizacja procesów biznesowych polega nie tylko na ich ograniczeniu lub ekspansji, o czym była mowa powyżej, ale także na właściwym podziale odpowiedzialności między uczestników. W praktyce wdrożenie złożonego procesu jest często delegowane do jednego pracownika, w wyniku czego jakość jego pracy jest znacznie zmniejszona.

Ważne jest, aby podstawowe i często powtarzane operacje były wykonywane przez jednego (mniej wykwalifikowanego) naprawionego i złożonego i wymagającego specjalnych umiejętności ze strony innych specjalistów. Pomoże to zwiększyć szybkość procesów i obniżyć koszty pracy przy zachowaniu jakości pracy.

Wdrożenie zmian w procesach biznesowych

Aby skutecznie zoptymalizować procesy biznesowe, nie wystarczy skompilować ich szczegółowy łańcuch i przedstawić w nim pewne korekty. Ważne jest, aby je wdrożyć praktycznie.

Tak więc, aby stały się wiążące, wszystkie zmiany muszą być:

• zawarte w wewnętrznej dokumentacji (UE, LNA, opisy stanowisk, personel, harmonogram przepływu pracy);
• przekazane kolektywowi.

Nie będzie miejsce na organizację wydarzeń mających na celu przyciągnięcie pracowników do przygotowania i wdrożenia poprawek. Pozwoli im to szybko dostosować się do zmian i uniknąć sytuacji konfliktowych.

Ten algorytm jest uproszczeniem metodologii 8D (Global 8D, Ford 8D lub TOPS 8D), opracowanej przez Ford Corporation, mającej na celu rozwiązanie lokalnych problemów w procesach i obejmuje 8 kolejnych kroków:

1. określenie obszarów problemowych, opracowanie planu;
2. wybór zespołu;
3. opis problemu;
4. jego zamknięcie;
5. jej analiza;
6. rozwój dostosowań;
7. ich wdrożenie i walidacja;
8. rozwój środków zapobiegawczych;
9. ostateczne rozwiązanie problemu.

Tak więc optymalizacja procesów biznesowych ma własną metodologię i jasną sekwencję, której ignorowanie jest obarczone jej nieskutecznością.

Błędy zarządzania w optymalizacji procesów biznesowych

W procesie optymalizacji pracy powierzonego im podmiotu gospodarczego menedżerowie popełniają często dość poważne błędy, na które składają się:

1. Formalne podejście do biznesu

Zamiast głębokiego i systematycznego podejścia do wprowadzania zmian, kierownictwo wydaje zarządzenie, aby „wyeliminować wynikający z tego problem w określonym obszarze pracy i odtąd uniknąć powtórzeń podobnych”, opierając się nie na danych analitycznych, ale na emocjach i porywach.

1. Intuicyjne podejście zamiast metodologiczne

Błąd wskazuje na niekompetencję menedżera w sprawach związanych z technologią procesu.

1. Korzystanie z niewłaściwie umieszczonej metodologii optymalizacji

Błąd może wystąpić z powodu niekompetencji w czynnościach procesowych, w szczególności niezdolności do zdefiniowania koncepcji procesu. Z tego powodu optymalizacja może podlegać procesom, projektom, a nawet zadaniom. Narzędzia do zarządzania są różne, ale wiele z nich ignoruje ten fakt. W przypadku procesów są to technologie regulacji, opisu i optymalizacji. Ponadto technologia optymalizacji jest bardzo ważna dla procesu, ale absolutnie nie nadaje się do projektu lub zadań. Z reguły skuteczność projektu optymalizacyjnego wynosi zero, ponieważ jego użycie jest po prostu nieodpowiednie.

1. Osobiste zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla w optymalizację

Może to negatywnie wpłynąć na analizę szczegółów, w wyniku czego optymalizacja staje się mniej skuteczna. Musi zostać powierzona specjalistom. Nie oznacza to jednak, że menedżer powinien zostać usunięty. Musi kontrolować pracę profesjonalisty i pomagać mu pod każdym względem.

Efekt optymalizacji

Wielu menedżerów, którzy zoptymalizowali procesy biznesowe, odnotowuje następujące ulepszenia w działalności jednostki biznesowej:

• osiągnięcie celów zajmuje mniej czasu niż wcześniej;
• nawiązano kontakt między głównymi jednostkami a służbami wsparcia;
• zwiększona satysfakcja klienta;
• po właściwej alokacji zasobów poprawiła się sytuacja finansowa;
• stało się możliwe skalowanie biznesu;
• zmniejszony budżet wydatków;
• możliwe planowanie strategiczne;
• ulepszona obsługa;
• rozwiązał problem przez powielanie funkcjonalności różnych jednostek;
• dodatkowe środki zostały uwolnione, które można przeznaczyć na rozwój.