➤ Моделювання бізнес процесів приклади

1. Цілі моделювання бізнес процесів
2. 8 цілей, які можна досягти за допомогою моделювання бізнес-процесу
3. Види моделювання бізнес процесів
4. 3 види моделювання, які можна використовувати
5. Принципи моделювання бізнес процесів
6. 5 стадій створення моделі бізнес процесу

Чи помічаєте, що робота тягнеться, а співробітники дезорієнтовані? Виконайте моделювання бізнес процесів. Як описати дії, події, щоб вони стали зрозумілі більшості працівників, розповіли експерти.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Цілі моделювання бізнес процесів

Моделювання бізнес процесів - опис внутрішніх процедур організації з метою поліпшити ефективність і якість роботи. У деяких випадках при моделюванні враховують і зовнішні процеси, які в тій чи іншій мірі впливають на трудовий потенціал, витрати на персонал і т.д. Експерти журналу «Директор з персоналу» розкажуть, як оцінити співробітників, пов'язаних з виконанням бізнес-процесів або ключових функцій

Бізнес процеси, які зачіпають управління персоналом:

Моделювання дозволяє оптимізувати роботу фірми, прогнозувати можливі ризики, що виникають на різних стадіях діяльності. В ході аналізу додатково проводиться вартісна оцінка кожного окремого елемента системи і всіх загалом, що дає можливість скоротити витрати.

Моделювання допомагає:

• отримати позитивні зміни в організаційній структурі компанії;
• оптимізувати функції працівників і відділів;
• перерозподілити права і обов'язки керівників;
• скорегувати внутрішню нормативну документацію, технології проведення операцій;
• сформувати нові вимоги по автоматизації.

Головна мета моделювання бізнес процесів - систематизувати інформацію про організацію і процедурах, що протікають в ній. Наприклад, знаючи, скільки чоловік потрібно для виконання проекту, ви зможете підібрати потрібну кількість працівників, тим самим уникнути зриву термінів здачі через брак фахівців або зайвих витрат через участь непотрібних працівників.

8 цілей, які можна досягти за допомогою моделювання бізнес-процесу

1. Оптимізувати чисельність співробітників

Це допоможе скоротити витрати на утримання надлишкових штатних одиниць. Експерти журналу «Директор з персоналу» розкажуть, як оптимізувати штат і зберегти якість роботи. Три способи, перевірені на практиці

1. Перемістити ефективних працівників

Цінний співробітник, який знаходиться «на своєму місці», може значно збільшити прибуток компанії.

1. Поліпшити якість або продуктивність праці

Цього можна домогтися, якщо грамотно проінформувати співробітників про способи роботи, послідовності виконуваних функцій.

1. Скоротити витрати на персонал, в тому числі на управління ним

Якщо оптимізувати кількість персоналу, можна легко скоротити штат керівників співробітників. Це допоможе заощадити і не втратити в якості роботи. Експерти журналу «Директор з персоналу» підкажуть, як оцінити витрати на персонал .

1. Усунути помилки, які заважають зростанню клієнтської бази, розвитку компанії

Іноді незначні помилки декількох співробітників можуть значно знижувати продуктивність цілого відділу. З'ясувавши і усунувши їх, можна без грошових витрат підвищити прибуток. Вам допоможе матеріал журналу «Директор з персоналу» - Навчання менеджерів з продажу без бюджету: інструменти та критерії оцінки

1. Донести до персоналу організаційну структуру і корпоративну культуру

Співробітники, які розуміють, як працює компанія, гармонійно вписуються в корпоративну культуру - працюють з більшою віддачею і розумінням.

1. Рівномірно розподілити поточні завдання між співробітниками

Якщо у працівників не буде перекосів в навантаженні, вони будуть ефективніше виконувати поточні завдання.

1. Чи зможете розробити програмне забезпечення, що скорочує тимчасові витрати на виконання завдань

Вирішили встановити автоматизовану HRM-cистему? Експерти журналу «Директор з персоналу» підкажуть, як вибрати відповідну

★ Враховуйте, що опис деяких процедур забирає багато часу і сил, але не допомагає домогтися бажаного. Якщо у вас невелика компанія, аналізуйте тільки ті процедури, з якими стикається колектив і керуючі щодня. більш детально про опис бізнес процесів розповіли експерти «Системи Кадри».

приклад

Керівник Сергій, який очолює молоду, але перспективну компанію, почав брати приклад з великої конкуруючої організації. Він вирішив в корені переглянути всі процеси, розкласти їх на дрібні складові. На це у нього пішов не один місяць. Проаналізувавши підготовлену документацію, він зрозумів, що велика частина процесів не знайшла застосування в компанії. У підсумку він даремно витратив свій час і кошти фірми.

Вивчіть інформацію перед створенням моделей. В даний час випускають багато літератури. У ній детально розглядають бізнес процеси, моделювання, впровадження, управління. Володимир Рєпін видав книгу, яка повинна бути у кожного керівника, який планує перегляд діючих систем і правил організації.

Дивитися корисну літературу

Види моделювання бізнес процесів

Вирішили вдосконалити бізнес процеси компанії? Виконуйте моделювання, впровадження, управління спільно з іншими керівниками, кадровиками, бухгалтерами. Залучайте і рядових співробітників, які відрізняються активністю, щоб поширити інформацію про нововведення серед колективу. Коли буде пройдений підготовчий етап, залучені потрібні люди, приступайте до процедури.

3 види моделювання, які можна використовувати

№1. функціональне моделювання

Це опис, структурування функцій окремих співробітників або груп осіб, які беруть участь у виконанні конкретних виробничих завдань. Поле аналізу ситуації створюйте інструкції, положення, нормативні документи, переглядайте старі акти. Спостерігайте за ефективністю нововведень.

№2. об'єктне моделювання

Це опис взаємопов'язаних об'єктів, які задіяні в процесі: працівник і його колега, співробітник і обладнання, навколишнє середовище, документація і т.д.

№3. Імітаційне моделювання

Це опис поведінки процесу (зміни ситуації) при впливі зовнішніх і внутрішніх факторів. Аналізуйте методи розподілу ресурсів, в тому числі людських. Наприклад, як веде себе співробітник при підвищеній і зниженій навантаженні, з премією або без неї, під тиском керівництва або в комфортних умовах і т.д.

Для зручності складають графічну модель бізнес процесу - це в значній мірі полегшує роботу. У центрі моделі повинен у своєму розпорядженні основний елемент, а навколо нього дрібні складові.

Важливо! Складайте індивідуальні схеми, в яких враховані всі особливості. Якщо у вас невелика компанія, яка не дробити великі процеси на дуже дрібні, так як це вважається фінансово необгрунтованим заняттям. У цьому випадку більше підходить укрупненное моделювання.

приклад

У компанії «Омега» менеджер створив бізнес модель процесу «Розвиток персоналу», при цьому не врахував, як співробітники повинні підвищувати кваліфікацію. У підсумку модель виглядала наступним чином: «Розвиток кадрів → планування кар'єри → вертикальне чи горизонтальне просування». Проміжні етапи « вид навчання → перевірка знань »були виключені. В результаті частина співробітників домоглася необґрунтованого кар'єрного росту. Це негативно відбилося на фонді заробітної плати, ефективності праці та взаємини в колективі.

Принципи моделювання бізнес процесів

Виконуйте моделювання, спираючись на основні принципи. Якщо ви будете дотримуватися їх, у вас вийде створити моделі з урахуванням корисних властивостей, в яких всі компоненти тісно взаємопов'язані. Коли елементи не взаємодіють один з одним, неможливо домогтися бажаного результату.

принцип моделювання

опис

декомпозиція

Уявляйте кожен окремий процес у вигляді набору ієрархічно вибудуваних елементів. Це дозволить вам виявити непотрібні складові, оптимізувати ресурси

сфокусованість

Абстрагуйтеся від незначних аспектів і сфокусуйтеся на важливих моментах. Якщо цього не зробити, в процес будуть включені непотрібні елементи, що уповільнюють або здорожують роботу

документування

Формалізується і зафіксуйте документально кожен процес, розпишіть значущі складові

несуперечливість

Оцініть, чи немає елементів, які суперечать один одному

повнота

Перевірте, чи всі елементи моделі впливають на процес. Якщо частина з них можна виключити - зробіть це. Чи не ускладнюйте бізнес процеси, так як вони можуть стати незрозумілими і ємними

Оцінюйте і аналізуйте не тільки бізнес процеси, а й співробітників, задіяних в них. Проводьте конкурси ідей , Щоб полегшити роботу, пов'язану з моделюванням. Детальніше про це розповіли експерти «Системи Кадри».

5 стадій створення моделі бізнес процесу

Стадія №1. Виявити процеси, побудуйте модель «Як є»

Визначте межі процесу, зберіть дані про його функціонуванні, виявите ключові елементи. Модель не може на 100% точно відображати поточний стан процесу через високу ймовірність похибок при первинному аналізі. Якщо ви не знаєте, з чого почати, прочитайте книгу «Бізнес процеси, моделювання, впровадження, управління», скачати яку можна в інтернеті.

Стадія №2. Перегляньте, проаналізуйте і уточніть вихідну модель

Виявити суперечності, непотрібні дії, встановіть взаємозв'язку між елементами. Наприклад, якщо ви розробляєте модель бізнес процесу з метою збільшення ефективності праці, визначте, які непотрібні функції виконують співробітники, як їх виключення позначиться на роботі.

Стадія №3. Розробіть модель «Як повинно бути в ідеалі»

Визначте бажаний стан і зміст процесу. Враховуйте, що в корені переглянути усталені процеси і домогтися їхнього виконання в стислі терміни не вийде. Якщо працівники звикли виконувати певні дії в чітко заданій послідовності, вони не зможуть перебудуватися за один день.

приклад

Олексій, який працює в службі управління персоналом фірми «Альфа», став переглядати процеси, пов'язані з виконанням завдань. Він вирішив виключити частину функцій, тим самим прискорити терміни здачі проектів. У підсумку співробітники довго перебудовувалися, не могли зрозуміти алгоритм роботи. Через те що частина дій довелося виключити, в результаті з'явилися помилки. Олексій провів кілька тренінгів, став брати участь у виконанні проектів, направляти колег. Тільки через деякий час персонал зрозумів, як діяти, щоб уникнути проблем, при цьому витрачати менше сил.

Стадія №4. Розробіть модель «Як повинно стати»

Чітко опишіть порядок дій, уявіть його у вигляді наочної схеми, в яку включені необхідні поліпшення. Перегляньте внутрішні локальні акти, в тому числі посадові інструкції, розпорядки, положення про преміювання, робочі графіки і т.д. В які саме документи вносити зміни залежить від того, який процес ви переглядаєте.

Стадія №5. Тестування і поліпшення моделі «Як повинно бути»

після моделювання бізнес процесів спостерігайте за їх ефективністю. Без апробації складно зрозуміти, є помилки чи ні. Якщо ви виявили недоліки, змінюйте і вдосконалюйте модель, замінюйте зайві елементи значущими складовими.

висновок

Якщо ви відчуваєте труднощі, не знаєте з чого почати, вивчіть книгу, яку написав Володимир Рєпін. Бізнес процеси, моделювання, впровадження, управління ними перестануть викликати стільки питань. Керівникам великих компаній раціонально звертатися до експертів, які готові виконати роботу «під ключ». В цьому випадку вам не доведеться вникати в усі тонкощі, також ви уникнете помилок, які негативно позначаються на функціонуванні організації. Якщо компанія працює стабільно і з високою віддачею, не втручайтеся в процеси.