Упраўленне ІТ-актывамі - аптымізацыя выдаткаў на ІТ

Боганов Андрэй Валер'евіч
ITSM / ITAM эксперт, працэсныя архітэктар, Генеральны дырэктар кампаніі Unic IT

З узростам жаданне зарабіць пераходзіць у жаданне зэканоміць.

Міхаіл Жванецкій

Будзь ашчадны і рыхтуйся да заўтрашняга дня.

Эзоп

Зараз поспех дзейнасці шматлікіх кампаній напрамую залежыць ад інфармацыйных тэхналогій і якасці працы інфармацыйных сістэм. А гэта наўпрост залежыць ад надзейнасці і даступнасці інфармацыйных рэсурсаў апаратнага і праграмнага забеспячэння, што можа патрабаваць істотных фінансаў для забеспячэння іх працы. Я мяркую, што ў шматлікіх ІТ-дырэктараў, у складаныя часы, паўстаюць пытанні: «Колькі рэальна грошай у нас сыходзіць на ІТ? І як можна гэта аптымізаваць? ». Я мяркую, што такія пытанні часта ідуць і з боку бізнэс-кіраўніцтва. Але мой праектны вопыт паказвае, што не кожны ІТ-дырэктар можа аб'ектыўна і абгрунтавана трымаць адказ на гэтае пытанне, з улікам уплыву «аптымізацыі» затрат ІТ на бізнэс.

У маёй праектнай практыцы таксама ёсць і выпадак, калі я паразмаўляў з прадстаўніком Замоўца, у якога я рабіў праект 10 гадоў таму, пра тое, што гэта быў толькі пачатак шляху, якое развіццё гэта атрымала ў далейшым і якога ўзроўню сталасці кіравання ІТ яны дасягнулі зараз . Асабіста мне было вельмі прыемна і прафесійна цікава бачыць тое, на пачатку чаго я калісьці прыняў удзел.

У дадзеным артыкуле я паспрабую пазначыць магчымы шлях, методыку для адказу на пастаўленыя вышэй пытанні, а ў завяршэнні паспрабую коратка апісаць, як да гэтага прыйшоў Заказчык сваім уласным шляхам, на старце якога я прымаў удзел.

Давайце пачнем з таго, што нам трэба для фарміравання аб'ектыўнага адказу?

1. Ведаць, як у нас ўладкована ІТ, дзе і на што сыходзяць (ці ўжо сышлі) грошы, канкрэтна (па артыкулах выдаткаў);

2. Разумець, у якой прапорцыі і чаму размяркоўваюцца дадзеныя выдаткі (радкі разнясення выдаткаў);

3. Разумець, якое непасрэдны ўплыў аказваюць дадзеныя «радкі выдаткаў» на канчатковы вынік, у чым мы можам гэта аптымізаваць і на што гэта паўплывае, у канчатковым выніку.

Без адказаў на гэтыя пытанні немагчыма адказаць на першаснае пытаньне ІТ-дырэктара. Давайце паспрабуем, па кроках, пабудаваць методыку-інструмент для фарміравання аб'ектыўных адказаў на гэтыя пытанні і, магчыма, разабраць гэта на прыкладзе.

У 2007 годзе, адзін заказчык паставіў перада мной і маёй камандай, якую я ўзначальваў у той час, задачу навядзення парадку ў ўліку і аптымізацыі выдаткаў на ІТ. Мы падышлі да гэтага пытання грунтоўна. Правялі аналіз даступных сусветных крыніц ведаў: любімы ITIL, Cobit, ISO і новы тады IBPL. Кожны крыніца ведаў даваў долю рэкамендацый па пабудове дадзенай методыкі, але толькі частка. Ні ў якім крыніцы ведаў не атрымлівалася убачыць цэласную карціну. Пры гэтым, там выкладаўся заходні вопыт, а мы жывем у Расіі, а расійскую рэчаіснасць трэба разумець і ўлічваць пры праектаванні і ўкараненні рашэнняў.

Камандай, якую я тады ўзначальваў, на аснове сусветных крыніц ведаў, быў сабраны і сфармаваны падыход для вырашэння задач па кіраванні ІТ-актывамі, што вынікаюць з гэтага пытанняў і дадзены падыход быў адаптаваны для расійскай рэчаіснасці. У мяне не атрымаецца выкласці ўвесь падыход у рамках дадзенага артыкула. Для гэтага ў розных навучальных цэнтрах я чытаю 2-х дзённы аўтарскі курс «Упраўленне ІТ-актывамі. Падыход і практыка », прыходзьце.

У рамках дадзенага артыкула я толькі крану методыкі і прыкладу яе прымянення для адказу на пазначаныя ў пачатку пытанні.

Сэрвісна-Рэсурсная Мадэль

Такім чынам, пачнем. Перш неабходна пабудаваць актуальную карціну, што ў нас ёсць у ІТ-інфраструктуры, якія аб'екты, як яны звязаны і як ўплываюць адзін на аднаго і на канчатковыя ІТ-сістэмы або ІТ-сэрвісы, калі ў арганізацыі ўкаранёны сэрвісны падыход і рэалізаваны каталог сэрвісаў. У просты гэта называецца Сэрвісна-Рэсурсная Мадэль (СРМ). Прыклад такой простай мадэлі для гандлёвай арганізацыі гл. На малюнку ніжэй.

Згодна з гэтай СРМ ёсць некалькі рэсурсаў ўзаемазлучаным паміж сабой для абмену дадзенымі:

Сетка, сервер прыкладанняў, сервер БД, 2 Базы дадзеных, 2 дадатку, на якіх працуюць 2 ІТ-сістэмы, на аснове якіх функцыянуе ІТ-сэрвіс «Забеспячэнне продажаў», у прадастаўленні якога ўдзельнічаюць некалькі ПК і касы.

Усё досыць проста, наглядна і зразумела, на базе чаго працуе і ад чаго функцыянальна залежыць дадзены ІТ- сэрвіс. Як пабудаваць такую ​​мадэль, каб яна была нагляднай і падтрымліваць яе ў актуальным стане?

Гэта асобнае пытанне і тэма асобнага артыкула. Але хочацца толькі крануць, што важны пытанне сродкаў аўтаматызацыі, якія дазваляюць выявіць усе аб'екты і прамаляваць так наглядна мадэль СРМ, каб усё было бачна і зразумела, пажадана з адлюстраваннем статусу працаздольнасці ўдзельнічаюць аб'ектаў у каляровым фармаце, з магчымасцю атрымання спасылкі на паведамленне пра памылку, з -за якой той ці іншы аб'ект «пачырванеў». Пры гэтым, гэтую мадэль трэба падтрымліваць у актуальным стане і сродак аўтаматызацыі павінна гэта забяспечыць. Якое выбраць сродак? Выбар ваш.

Такім чынам, ідзем далей. Мадэль СРМ паказвае функцыянальнае ўплыў, яна дае адказ, «як цячэ інфармацыя», але яна не дае адказу «як цякуць выдаткі» і як гэта ўплывае на сабекошт які прадастаўляецца ІТ-сэрвісу.

Сэрвісна-Фінансавая Мадэль

Для атрымання адказаў на гэтыя пытанні неабходна пабудаваць іншую мадэль, званую ў народзе Сэрвісна-Фінансавай Мадэллю (СФМ, пры наяўнасці сэрвіснага падыходу, для разліку сабекошту сэрвісаў) або Фінансава-Рэсурснай Мадэллю (ФРМ, для разліку ўплыву кошту ІТ-рэсурсаў). Далей у артыкуле будзем называць дадзеную мадэль СФМ, т. К. У нашай СРМ заяўлены ІТ-сэрвіс «Забеспячэнне продажаў».

СФМ дазваляе ўбачыць і палічыць фінансавае ўплыў рэсурсаў пры фарміраванні ІТ-сэрвісу. Але для гэтага, нам неабходна вызначыць усе крыніцы «патокі» выдаткаў і пазначыць каэфіцыент іх уплыву пры агульным разліку. Давайце паспрабуем. Прыклад карцінкі СФМ прыведзены на малюнку ніжэй. Пасля апісаны прыкладу разліку фінансавага ўплыву, які дазволіць у далейшым лічыць сабекошт ІТ-сэрвісу, кошт валодання "ІТ-гаспадаркай" дадзенага сэрвісу, дазволіць прымаць рашэнні па аптымізацыі выдаткаў і па ацэнцы значнасці патрэбных інвестыцый.

Пасля апісаны прыкладу разліку фінансавага ўплыву, які дазволіць у далейшым лічыць сабекошт ІТ-сэрвісу, кошт валодання ІТ-гаспадаркай дадзенага сэрвісу, дазволіць прымаць рашэнні па аптымізацыі выдаткаў і па ацэнцы значнасці патрэбных інвестыцый

прыклад разліку

Пераходзім да прыкладу разліку, з улікам каэфіцыентаў ўплыву розных крыніц выдаткаў. Разлік мы будзем вырабляць для аднаго сэрвісу «Забеспячэнне продажаў» для аднаго крамы (мяркуем, што за ўсё ў краме даецца 5 розных ІТ-сэрвісаў).

У разліку мы будзем ўлічваць усе капітальныя затраты па закупцы ІТ-тэхнікі і ПА, а таксама ўсе аперацыйныя выдаткі на працягу разлічанага перыяду.

Для дадзенага прыкладу інтэрвалам часу возьмем 1 месяц. Таксама, выкажам здагадку, што ўсе закупкі абсталявання і ПА былі выкананы непасрэдна ў пачатку дадзенага разліковага месяца. Выкажам здагадку, што па бухгалтэрыі ўсе выкананыя закупкі былі адразу спісаныя ў выдаткі бягучага перыяду (дадзенага месяца) без далейшай амартызацыі. Дадзеныя для разліку:

Ss1 - кошт закупкі абсталявання "Сервер прыкладанняў";

Ss2 - кошт закупкі абсталявання "Сервер БД";

Sс - кошт закупкі абсталявання "Каса" (2 шт);

Sрс - кошт закупкі абсталявання "ПК" (3 шт);

Sls - кошт ліцэнзій прыкладання "Гандлёвая сістэма";

Slc - кошт ліцэнзій прыкладання "Касы";

Sdb - кошт ліцэнзій для баз даных;

Ssup - кошт падтрымкі сервераў (знешняй арганізацыяй);

Snet - кошт сістэмнага сэрвісу падтрымка сеткі (знешняй арганізацыяй);

Ssd - выдаткі па службе Service Desk (фот персаналу SD).

Будзем складаць дадзеныя радкі выдаткаў з улікам наступных каэфіцыентаў ўплыву:

- 75% кошту закупкі сервера прыкладанняў ўлічваецца, таму што ён выкарыстоўваецца і іншым ВА;

- 50% кошту закупкі сервера баз дадзеных, бо ён выкарыстоўваецца яшчэ і для іншых задач крамы

- 2 * 100% кошту закупкі абсталявання "Каса"

- 3 * 100% кошту закупкі абсталявання "ПК";

- 100% кошту ліцэнзій прыкладання "Гандлёвая сістэма";

- 100% (50% + 50%) кошту ліцэнзій прыкладання "Касы";

- 100% (50% + 50%) кошту ліцэнзій БД;

- 50% (25% + 25%) кошту падтрымкі 2х сервераў (таму што за ўсё іх у краме 4);

- 20% кошту падтрымкі сеткі (умоўна, прапарцыйна па 1/5 на кожны ІТ-сэрвіс);

- 20% фот персаналу службы SD (умоўна, прапарцыйна па 1/5 на кожны ІТ-сэрвіс).

Нарэшце, прывядзем агульную формулу для разліку кошту валодання (Cost of ownership, СА) гэтым сэрвісам, неабходную для разумення яго сабекошту за патрабаваны перыяд часу і магчымасцяў па аптымізацыі выдаткаў з улікам іх фінансавага ўплыву. У згаданым прыкладзе, кошт валодання сэрвісам можна палічыць так:

CO = 0,75 *

S s1 + 0,5 * S s2 + 2 *S

з + 3 * S рс + S ls + S + S db + 0,5 * S sup + 0,2 * S net + 0,2 * S sd

Вядома дадзеная формула ўлічвае не ўсе крыніцы выдаткаў, а вызначэнне каэфіцыентаў ўплыву можа патрабаваць больш стараннага падыходу. Тут яна паказана для прыкладу. У рэальным жыцці, вызначэнне механізмаў разліку залежыць арганізацыі паводле патрабаванай дакладнасці, прынятым дапушчэнні і можа патрабаваць сур'ёзных намаганняў па іх прапрацоўцы.

Падобныя разлікі і аналіз функцыянальнага ўплыву рэсурсаў на сэрвіс даюць нам выразны інструмент для аналізу патокаў выдаткаў, іх уплыву на «агульную карціну» і прыняцця рашэнняў па іх магчымай аптымізацыі.

Адразу хачу адзначыць, важна, каб гэтыя выдатныя формулы і пабудова малюнкаў было аўтаматызавана і давала неабходныя дадзеныя «па націску кнопкі". Такія сродкі аўтаматызацыі прадстаўлены на расійскім рынку, прычым як замежнага, так і айчыннай вытворчасці. Толькі для выбару давядзецца правесці іх пільны аналіз з улікам існуючых абмежаванняў.

Прыклад з жыцця Замоўца

У завяршэнні свайго артыкула я хачу прывесці рэальны жыццёвы прыклад, арганізацыі Заказчыка, з якім я раней працаваў і пазначыць тое, чаго яны дасягнулі ў цяперашні час. Іх методыка мае свае фарбы, з улікам сваёй рэчаіснасці.

Гэта буйное, маналітнае ўстанова з дзяржаўнай формай уласнасці, з жорсткімі правіламі бюджэтаваньня і кантролю выканання бюджэтаў на ІТ. У іх не ўкаранёны сэрвісны падыход, іх улік і планаванне выдаткаў даходзіць да ўзроўню ІТ-сістэм і элементаў вылічальнай інфраструктуры, і ім гэтага дастаткова. У іх паспяхова ўкаранёны базавыя ITSM працэсы: кіраванне інцыдэнтамі і запытамі, праблемамі, канфігурацыямі і зменамі, рэлізамі. Ёсць і працэс кіравання ІТ-актывамі (але часткова).

Кожны год у іх праходзіць многоэтапной (узроўня падраздзяленне-арганізацыя-вышэйстаячая арганізацыя) абарона ІТ-бюджэту на будучы год, пры гэтым неабходна відавочна паказаць і абгрунтаваць неабходнасць дадзеных выдаткаў, з улікам усіх панесеным выдаткаў за папярэдні год і абгрунтаванага плана выдаткаў на будучы. Як яны гэта робяць, паспрабую падзяліцца (коратка).

Па абсталяванні - у іх ёсць паняцце тэрмін карыснага выкарыстання ІТ-абсталявання. Дадзены тэрмін вызначаецца не проста так, а аб'ектыўна на падставе экспертнага аналізу дадзеных ад пастаўшчыкоў абсталявання, гарантыйных арганізацый, уласнай статыстыкі збояў і адмоў і рэкамендацый вытворцаў.

Пры гэтым гэты тэрмін зацверджаны не толькі кіраўніцтвам прадпрыемства, кіраўніцтвам вышэйстаячай арганізацыі, а сінхранізаваны з бухгалтэрыяй! Яны змаглі дамовіцца з бухгалтэрыяй, і тэрмін амартызацыі абсталявання супадае з тэрмінам карыснага выкарыстання, і гэта рэальнасць!

У іх ёсць сістэма аўтаматызацыі, у якой вядзецца ўлік ўсяго абсталявання, уведзенага ў эксплуатацыю і звязанай з ім інфармацыі (тэрмін карыснага выкарыстання, у прыватнасці). Тэрмін карыснага выкарыстання адсочваецца адказнымі асобамі з дапамогай сродкаў аўтаматызацыі і да моманту бюджэтаваньня складаюцца справаздачы з дадзенымі, якое абсталяванне мае патрэбу ў замене ў бягучым годзе. Да гэтага дадаюцца дадзеныя па кошту падтрымкі астатняга абсталявання знешнімі арганізацыямі (калі гэта прадугледжана рашэннямі кіраўніцтва або тэхнічнай палітыкай), з улікам павышэння кошту падтрымкі ў наступным годзе.

Асобна вядзецца ўлік працоўных выдаткаў, што дазваляе звязаць кошт любой аперацыі, выкананай супрацоўнікам, з улікам заработнай платы і іншых выдаткаў. У гэтым ёсць іх прыгажосць.

Усе аперацыі па рамонце, мадэрнізацыі і выкананню заявак падтрымкі ІТ-спецыялістамі ў іх отнормированы па часе. Вядзецца строгі ўлік усіх работ ІТ-спецыялістаў па заяўках і па нарадах на працы ў прывязцы да адпаведных канфігурацыйным адзінкам / ІТ-актываў. Напрыклад, штатная пераўсталёўка Windows для такога ПК займае N трудочасов спецыяліста са стаўкай ўзроўню М, з улікам м тыпавога набору аперацый. Гэтых "тыпавых аперацый", зведзены ў зацьверджаны і рэгулярна пераглядаем каталог - больш за 400. Аперацыі могуць быць аб'яднаны ў спецыялізаваныя наборы (сэты) для палягчэння іх выкарыстання. У прыватнасці, ужо згадваная пераўсталёўка Windows з'яўляецца наборам некалькіх тыпавых аперацый. Сістэма аўтаматызацыі па запыце выдае ўсе дадзеныя аб выдаткаваных трудочасах ўсіх спецыялістаў адпаведнага ўзроўню для пэўнага ІТ-актыву. Далей ідзе множанне на стаўку спецыяліста і зборка фінансавых выдаткаў згодна фот ІТ-спецыялістаў для доследнага ІТ-актыву, альбо больш складаныя справаздачы, калі гэта неабходна бізнэсу (ўлік дадатковых выдаткаў на кожную КЕ або групу КЕ).

Зборка інфармацыі па ўсіх ІТ-актываў з'яўляецца аб'ектыўнай і дастатковай для абгрунтавання патрабаванага бюджэту па ІТ на будучы год. Пры гэтым, за кожны радок бюджэту яны гатовыя адказаць і даць інфармацыю па яе абгрунтаванню.

Гэта вельмі яркі і пазітыўны прыклад, як можна падыходзіць да пытання абгрунтавання бюджэту і неабходнай аптымізацыі выдаткаў на аснове аб'ектыўных дадзеных і абгрунтаванай методыкі ўліку і разнясення выдаткаў.


Падабаецца артыкул? Падзяліцеся з сябрамі, націснуўшы на кнопкі соцсетей! Дзякуй!


| Усе артыкулы >>>

Я мяркую, што ў шматлікіх ІТ-дырэктараў, у складаныя часы, паўстаюць пытанні: «Колькі рэальна грошай у нас сыходзіць на ІТ?
І як можна гэта аптымізаваць?
Давайце пачнем з таго, што нам трэба для фарміравання аб'ектыўнага адказу?
Як пабудаваць такую ​​мадэль, каб яна была нагляднай і падтрымліваць яе ў актуальным стане?
Якое выбраць сродак?
Падабаецца артыкул?