- Аналіз дебіторської заборгованості - важливий економічний інструмент
- методи управління
- Оптимізація дебіторської заборгованості
- Управління зовнішньої дебіторською заборгованістю
- Способи повернення дебіторської заборгованості
Дебіторська заборгованість - це сума боргів, які залишаються несплаченими компанії з боку юридичних та фізичних осіб за поставлену продукцію, виконані роботи або надані послуги. Вона підтверджується договорами або первинними обліковими документами, оформленими відповідно до вимог національних стандартів бухгалтерського обліку.
Наявність дебіторської заборгованості свідчить про нормальне функціонування компанії. Але, і як будь-яким видом активів нею треба керувати і виключити утворення простроченої.
Аналіз дебіторської заборгованості - важливий економічний інструмент
Невиправдане зростання дебіторської заборгованості призводить до постійного дефіциту коштів.
А це в свою чергу призводить до негативних наслідків:
І як наслідок виникають додаткові втрати:
- додаткові втрати у вигляді штрафів , Пені та відсотків за користування кредитами;
- зниження обсягів виробництва;
- збільшення собівартості;
- зменшення прибутку.
З метою збереження стабільного фінансового стану на підприємстві необхідно щомісяця (щокварталу) проводити аналіз дебіторської заборгованості. В теорії існує багато методик. У практичній діяльності фінансові аналітики рекомендують виконати наступний комплекс.
- Визначення питомої ваги дебіторської заборгованості в загальній сумі оборотних активів.
- Оцінка складу і структури.
- Розрахунок періоду погашення заборгованості та її оборотності.
- Вивчення вплив внутрішніх і зовнішніх чинників.
- Визначення частини безнадійних боргів у загальному обсязі дебіторської заборгованості.
- Порівняння обсягів кредиторської та дебіторської заборгованості.
На підставі отриманої інформації необхідно робити організаційні та управлінські висновки і постійно підвищувати ефективність роботи.
методи управління
Управління дебіторською заборгованістю передбачає виконання низки заходів:
Грамотне поведінку на стадії попередньої і договірної роботи дозволяє максимально скоротити ризик виникнення неплатежів.
Для цього необхідно:
- Провести діагностику потенційних контрагентів (перевірити статут, витяг, наявність необхідних ліцензій).
- Перевірити повноваження осіб, які підписують договір (паспорт, довіреність, протокол).
- Оцінити економічний результат угоди з урахуванням валютного регулювання, податкових ризиків, оплати додаткових витрат.
Фінансисти вважають, що завдяки програмним забезпеченням, здійснення платежів через систему «Клієнт-банк» стало досить просто забезпечити щоденний облік дебіторської заборгованості. У той же час це дозволить своєчасно виявляти та вживати заходів щодо ліквідації проблемної заборгованості . У разі необхідності нагадати клієнту (по телефону, факсом або електронною поштою) про існуючий борг, перевірити інформацію, що надійшла оплату.
Погашення заборгованості може здійснюватися різними способами:
- перерахування на розрахунковий рахунок:
- залік зустрічних однорідних вимог;
- поступка вимог;
- вексельна форма розрахунку.
Коли терміни оплати, визначені договором, пройшли, а контрагент не розрахувався необхідно підготувати і направити йому претензію. Законодавством не визначена точна форма претензійного листа . У ньому обов'язково треба вказати:
- повне найменування підприємства і контактні телефони;
- обставини, на підставі яких пред'явлено претензію;
- докази, що підтверджують наявність цих обставин з посиланням на нормативні акти і докладають документи;
- вимога заявника;
- сума;
- перелік документів, що додаються.
Претензійний лист підписується керівником або уповноваженою ним особою. Надсилається рекомендованим листом з повідомленням. У разі відсутності реагування з боку боржника готуватися позовну заяву і документи передаються для стягнення в судовому порядку. У позовній заяву крім основного боргу, вказується сума пені і штрафних санкцій.
Для того, щоб суд виніс потрібне рішення, необхідно додати документи про досудове врегулювання. На цьому етапі можна розглянути кілька варіантів реструктуризації заборгованості .
Зазвичай фахівці в галузі фінансів пропонують перенесення термінів оплати на більш пізній термін, складання графіка платежів, зниження пені або інші прийнятні для обох сторін варіанти.
Наприклад, термін оплати за договором призначений на 10 квітня, гроші в зазначений день на розрахунковий рахунок не надійшли, тоді необхідно 11 квітня нагадати про борг будь-яким можливим способом (телефонні переговори, електронного листа). У разі відсутності оплати протягом місяця, має сенс звернути претензійний лист.
Якщо з боку покупця буде дано пояснення причин несплати та запропоновані інші способи погашення заборгованості, можна скласти графік платежів з розстрочкою або відстрочкою платежу. Цей захід скорочення простроченої дебіторської заборгованості застосовується у виняткових випадках, коли прострочення дійсно обгрунтована і не повністю залежить від покупця (зовнішні політичні і економічні чинники, недостатнє фінансування).
Необхідно пам'ятати, що правильно оформлені первинні облікові документи - це також важливий козир при стягнення дебіторської заборгованості . Тому велика увага повинна приділятися виконанню вимог облікової політики, графіка документообігу, фінансової або кредитній політиці. За статистикою великий відсоток неповернення платежів відбувається через людський фактор: чи не додивився, забув, не перерахував.
Велике значення на підприємстві має внутрішній контроль, своєчасні інвентаризації та звірка розрахунків з контрагентами. З метою підвищення ефективності стягнення простроченої заборгованості можна видати наказ (розпорядження) керівника про порядок роботи з боржниками та осіб, відповідальних за цей напрямок роботи. Для підвищення мотивації працівників передбачити грошові виплати за особливо високі результати діяльності.
Оптимізація дебіторської заборгованості
Оптимізація дебіторської заборгованості є важливим елементом системи управління, який дозволяє скоротити зайву заборгованість і виключити прострочену.
Фахівці в галузі фінансового обліку з цією метою рекомендують:
- ранжувати борги за термінами виникнення;
- складати реєстр «старіння» рахунків;
- своєчасно прогнозувати можливі суми безнадійної дебіторської заборгованості;
- щокварталу розраховувати фінансові коефіцієнти і аналізувати отримані результати;
- формувати базу надійних клієнтів;
- переглядати граничну суму товарного кредиту;
- заздалегідь формувати допустимий порядок розрахунків на майбутній період.
Наприклад, використання програмного комплексу «1С: Бухгалтерія» значно скорочує витрати часу на аналітичну роботу, помилки, які виникають в результаті перенесення даних з регістрів бухгалтерського обліку. Вихідні форми програми дозволяють отримати максимально корисну інформацію і швидко прийняти правильне управлінське рішення щодо боржників організації та відпуску продукції при наявній заборгованості.
Управління зовнішньої дебіторською заборгованістю
Кожне підприємство намагається розширити діяльність, освоїти нові види, вийти на світовий ринок.
Крім мовного бар'єру, виникає необхідність вивчення основних особливостей законодавства іншої країни, порядку укладання угод і валютного регулювання. Зовнішня заборгованість вимагає особливої уваги.
З метою недопущення прострочення при укладенні контракту можна передбачити перерахування авансових платежів, банківську гарантію або інші прогресивні форми розрахунку. для зниження підприємницького ризику можна звернутися до професійних юристів, що спеціалізуються на зовнішньоекономічній діяльності. Вони при необхідності підготують юридичний висновок, зроблять аналіз зовнішньоекономічних контрактів і інших документів.
Зовнішня заборгованість передбачає роздільний бухгалтерський облік. Всі тонкощі і нюанси, пов'язані із здійсненням діяльності за межами країни вказуються в обліковій політиці підприємства.
Питання, пов'язані з валютним регулюванням, порядком перерахування можна уточнити в обслуговуючому компанію банку. При здійсненні зовнішньоекономічної діяльності буде актуально виконання заходів, розроблених для використання на території країни. Тільки обдумані і розумні дії дадуть результати в роботі з управління дебіторською заборгованістю і недопущення простроченої.
Способи повернення дебіторської заборгованості
На відео нижче Сергій Лосєв, автор тренінгу, розповідає про сім способах повернення дебіторської заборгованості.
