- апісанне кампаніі
- У выніку даследавання былі вызначаны і апісаны асноўныя напрамкі дзейнасці кампаніі:
- План праекта «Аптымізацыя бізнес-працэсаў кампаніі« Ваша мэбля »
Кожны ўласнік дынамічна развіваецца бізнесу, рана ці позна сутыкаецца з неабходнасцю аптымізацыі бізнес-працэсаў кампаніі. Разуменне таго, што кампанія разраслася да такой ступені, што для далейшай паспяховай працы неабходная падтрымка ITсистемы, здольнай стаць не толькі уліковым сістэмай і базай сховішчы дакументаў, а надзейнай платформай для аптымізацыі бізнес-працэсаў кампаніі і забяспечыць далейшае развіццё бізнесу рана ці позна прыходзіць да кожнага эфектыўнаму кіраўнікоў.
Пры гэтым бывае досыць складана вырашыцца на гэтак сур'ёзны крок. Па-першае, гэта адказнае мерапрыемства, якое можа, як даць моцны штуршок у развіцці, так і адвесці кампанію ў перыяд стагнацыі. Па-другое, аптымізацыя бізнэс-працэсаў кампаніі - гэта фінансава затратнае мерапрыемства. І будзе вельмі непрыемна, калі грашовыя ўліванні не акупяцца і выдаткаваць марна.
Мы прапануем азнаёміцца з цікавым вопытам аптымізацыі бізнес-працэсаў кампаніі, якая займаецца вытворчасцю і продажам корпуснай і мяккай мэблі па індывідуальным дызайне. ТАА «Ваша мэбля» вядзе продаж і заказ мэблі праз сетку крамаў. Кампанія не вялікая (да 50 чалавек), але спецыфіка бізнесу такая, што існуе мноства працэсаў, у тым ліку скразных, без пастаяннага кантролю над якімі складана стаць паспяховай і канкурэнтнай-здольнай фірмай.
«Усведамленне таго, што праблемы кампаніі растуць і не вырашаюцца, прыйшоў па меры пашырэння бізнесу, у той момант, калі кропак продажаў стала больш за два. Мы цалкам вядзем кліента: ад праектавання вырабы, да дастаўкі гатовай прадукцыі на дом. Страта часу і якасці працы на любым участку прыводзіць да сур'ёзных праблем. У нейкі момант я зразумеў, што губляю шмат свайго, у тым ліку асабістага, часу на рашэнне праблем, якія могуць вырашацца без майго ўдзелу, пры наладжаных і аптымізаваных бізнес-працэсах кампаніі »- каментуе дырэктар кампаніі ТАА« Ваша мэбля ».
Такім чынам, кіраўніцтва прыняло рашэнне аб неабходнасці аптымізацыі бізнес-працэсаў кампаніі, і пачаўся пошук падыходнай сістэмы. Пасля ўважлівага вывучэння і параўнання ўсіх прапаноў на рынку BPM сістэм, выбралі сістэму ELMA, якая акрамя адносна невялікі кошту і зручнага інтэрфейсу прапануе шырокія магчымасці BPM платформы, якія дазваляюць гнутка наладжваць сістэму пад канкрэтныя задачы бізнэсу, а самае галоўнае - пастаянна паляпшаць іх прама па ходзе працы . І пачаўся этап ўкаранення.
апісанне кампаніі
Любы праект ўкаранення аўтаматызаванай сістэмы пачынаецца з вывучэння дзейнасці кампаніі. Гэта, бадай, адзін з самых важных і складаных этапаў аптымізацыі бізнес-працэсаў кампаніі, бо паварот ад не толькі зразумець, як працякаюць асноўныя працэсы кампаніі, але і выявіць усе «падводныя камяні», якія замінаюць эфектыўнай працы на ўчастку. Далёка не заўсёды ўсе ўдзельнікі працэсу згодныя выдаваць свае прафесійныя сакрэты, бо па-першае, высокая верагоднасць страціць сваю «унікальнасць», а па-другое, што яшчэ горш, можа адкрыцца, рэальны аб'ём работ, неабходны для выканання задач, які не адпавядае узгодненаму раней рэгламентам.
Першая сустрэча з кампаніяй ТАА «Ваша мэбля» адбылася з прыцягненнем асноўнага кіруючага складу і мэнэджэра, адказнага за працэсы продажу і дастаўку мэблі. Стандартна ў рамках першай сустрэчы адбываецца збор асноўнай інфармацыі, выяўлення сітуацыі «як ёсць», фіксавання існуючых праблем і патрабаванняў заказчыка.
«На этапе вывучэння і аналізу дзейнасці сваёй кампаніі, я атрымаў шмат« інфармацыі да разважання »і яшчэ раз пераканаўся ў правільнасці прынятага рашэння аб аўтаматызацыі бізнес-працэсаў кампаніі» - Дырэктар кампаніі ТАА «Ваша мэбля».
У выніку даследавання былі вызначаны і апісаны асноўныя напрамкі дзейнасці кампаніі:
- Вытворчасць і продаж сваёй корпуснай мэблі.
Кампанія займаецца вытворчасцю корпуснай мэблі па індывідуальных заказах. Продажу ажыццяўляецца праз крамы - «кропкі продажаў». Дастаўка наўпрост па кліентам ажыццяўляецца сіламі мэблевай кампаніі.
- Продаж гатовай мяккай мэблі.
ТАА «Ваша мэбля» таксама з'яўляецца дылерам гандлёвай маркі вытворцы мяккай мэблі з горада Саратава. Дастаўка ажыццяўляецца напрамую з фабрыкі-вытворцы толькі па індывідуальных заказах. Мяккая мэбля захоўваецца на складзе да адпраўкі кліенту. Дастаўка наўпрост па кліентам ажыццяўляецца сіламі мэблевай кампаніі.
Фірма мае 5 «кропак продажаў» мэблі (крамы), галаўны офіс, цэх па вытворчасці корпуснай мэблі і склад. Галаўны офіс і цэх кампаніі аб'яднаныя, бо зносіны з кліентамі (прыём замовы і заключэнне дагавораў) ажыццяўляецца на тэрыторыі крамаў.
Пасля апісання напрамкаў дзейнасці прыступілі да фармулёўкі асноўных праблем, якія хоча вырашыць кіраўніцтва ў выніку аптымізацыі бізнес-працэсаў кампаніі. Пасля доўгіх абмеркаванняў вызначылі асноўныя праблемы, якія, на думку дырэктара кампаніі, перашкаджаюць павышэнні прыбытковасці бізнесу і прыводзяць да адсутнасці пастаянных і задаволеных кліентаў.
Праблема №1. Адсутнасць кантролю выканання замовы.
- Адсутнасць своечасовай інфармацыі па аплаце заказаў.
- Адсутнасць інфармацыі аб ступені гатоўнасці замовы: дзе ён знаходзіцца, што зараз адбываецца.
Праблема №2. Страта папяровых дакументаў.
- Частае адсутнасць першасных бухгалтарскіх дакументаў.
- Страта папяровых прэтэнзій, заявак на дапрацоўку, дамоваў.
Праблема №3. Нізкі ўзровень абслугоўвання кліентаў.
- Адсутнасць або затрымка тэрмінаў работ па скаргах і прэтэнзіям.
У цэлым, можна адзначыць, што гэта даволі распаўсюджаныя праблемы, з якімі сутыкаюцца кампаніі ў працэсе свайго развіцця. Калі адпусціць сітуацыю на самацёк, то кампанія атрымлівае больш сур'ёзныя праблемы ў выглядзе:
Памяншэння лаяльнасці кліентаў.
Пагаршэння іміджу кампаніі.
Павелічэння аперацыйных і судовых выдаткаў.
Трата амаль усяго вольнага часу Кіраўніка на «Тушэнне пажараў».
План праекта «Аптымізацыя бізнес-працэсаў кампаніі« Ваша мэбля »
Пасля папярэдняга выяўлення праблем, якія неабходна вырашыць шляхам аптымізацыі бізнес-працэсаў кампаніі, быў распрацаваны План праекта:
1 этап: Даследаванне. Спецыялісты кампаніі ELMA вывучаюць, бягучыя рэгламенты выканання работ у кампаніі «Ваша мэбля»: механізм, выдаткі, вынікі, эфектыўнасць асноўных працэсаў кампаніі. Г.зн., іншымі словамі, апісваецца сітуацыя As is «як ёсць».
2 этап: Аналіз. Далей складаецца карціна будучыні - To be «як павінна быць». На дадзеным этапе мадэлююцца бізнес-працэсы, працуючы ў адпаведнасці з якімі, кампанія, як мінімум, пойдзе ад існуючых праблем і зможа перайсці на іншы ўзровень развіцця.
3 этап: Апісанне. Пасля таго як складзена новая мадэль працэсаў кампаніі неабходна распрацаваць тэхнічнае заданне па аўтаматызацыі бізнэсу, у якім падрабязна апісвае якія мэты ставім перад праектам, як іх дасягаем і ў якім выглядзе сістэму ўбачыць канчатковы карыстальнік.
4 этап: Укараненне. Пачатак непасрэднага ўкаранення аўтаматызаванай сістэмы ў кампанію заказчыка. У ходзе рэалізацыі праекта ўкаранення вырабляецца першапачатковая настройка сістэмы, тэстуюцца і дапрацоўваюцца аўтаматызаваныя бізнес-працэсы працэсы.
! Пасля гэтага этапу сістэма ELMA становіцца індывідуальным рашэннем для кампаніі «Ваша мэбля».
5 этап: Запуск у працу. Заключны этап праекта, у рамках якога гатовае рашэнне - сістэма ELMA - запускаецца ў працу.
