- Задачы аптымізацыі бізнес-працэсаў
- Асноўныя прынцыпы оптимизациибизнес-працэсаў
- Працэдура аптымізацыі бізнес-працэсаў
Деятельностьлюбого прадпрыемства складаецца з асобных бізнес-працэсаў. Бізнес-працэс - гэта паслядоўнасць действийпри выкананні нейкай задачы. Парадак у бізнес-працэсах азначае, што праца выконваецца якасна, без збояў, лішніх дзеянняў і з высокай ступенню адказнасці. І, адпаведна, наадварот: заблытаныя, бескантрольныя бізнес-працэсы тармозяць дзейнасць і зніжаюць агульную эфектыўнасць кампаніі.
Задачы аптымізацыі бізнес-працэсаў
Вынікам любой аптымізацыі павінна быць паляпшэнне дзейнасці прадпрыемства, якое выяўляецца ў скарачэнні выдаткаў, павелічэнні даходаў і прыбытку. Да прыкладу, займаючыся дастаўкай электрычных камінаў неабходна максімальна скараціць затраты для павелічэння канкурэнтаздольнасці на рынку з наступным павелічэннем аб'ёмаў продажаў. Апошняе дапаможа ў будучыні за кошт вялікіх аб'ёмаў заказаў у пастаўшчыкоў яшчэ больш моцна знізіць выдаткі і адпускныя цэны. Складнікамі гэтага агульнага выніку і задачамі аптымізацыі бізнес-працэсаў з'яўляюцца:
1. Падзел зон адказнасці паміж супрацоўнікамі кампаніі, што павышае эфектыўнасць і хуткасць выканання пастаўленых задач.
2. Распрацоўка рэгламентаў і інструкцый для тыпавых бізнес-працэсаў. Гэта дазваляе дасягаць выразнасці і своечасовасьці ажыццяўлення пастаўленых задач, не затрымліваць іншыя працэсы. Напрыклад, рэгламент аператыўнага афармлення дакументаў па адгрузцы прадукцыі дазваляе кіраваць рэшткамі гатовай прадукцыі, а таксама своечасова прагназаваць падаткаабкладанне.
3. Скарачэнне выдаткаў на працоўныя рэсурсы за кошт вызвалення часу на непатрэбныя этапы і бескарысныя дзеянні.
4. Павышэнне кіравальнасці бізнэсу за кошт разумення падзей, якія адбываюцца бізнес-працэсаў. Працэдура аптымізацыі грунтуецца на глыбокім вывучэнні тэхналогіі вытворчасці, руху фінансаў, дакументаабароце, кадравым патэнцыяле, і іншых рухаючых фактараў працы прадпрыемства.
Асноўныя прынцыпы оптимизациибизнес-працэсаў
Каб аптымізацыя бізнэс-працэсаў праходзіла паспяхова і вынікова, варта ўлічваць некаторыя якія ўплываюць фактары і прынцыпы ажыццяўлення гэтай працы .
- Узаемасувязь працэсаў. Усе бізнес-працэсы на прадпрыемстве прама ці ўскосна звязаныя паміж сабой. Таму, прапановы па змяненні выканання таго ці іншага працэсу, скарачэнне непатрэбных аперацый або пераразмеркаванне зон адказнасці варта рабіць з аглядкай на тое, што гэтыя змены могуць негатыўна адбіцца на наступным працэсе.
- Ад прыватнага да агульнага або ад агульнага да прыватнаму. Разгляд і ўдасканаленне любога бізнес-працэсу можна пачынаць з дробных дэталяў і подпроцессов, паступова злучаючы іх у адзін вялікі працэс. Такі падыход дазваляе паступова аптымізаваць дзейнасць, паэтапна уносячы пазітыўныя змены, не траўміруючы персанал і не ламаючы звыклы ход працы. Але калі ёсць канкрэтная мэта і задача аптымізацыі, то варта пачынаць працэс змен зверху, паступова прасоўваючыся да дробных дэталяў.
- Чалавечы фактар. Любая змена ўспрымаецца цяжка, нават калі гэта ўсяго толькі адмена адной непатрэбнай аперацыі на шляху да аптымізацыі бізнес-працэсу. Таму менеджэрам ў працэсе аптымізацыі заўсёды трэба быць гатовымі да супраціву персаналу, і мець пераканаўчыя матывы і аргументаваныя дзеянні, каб не сустрэць сабатаж на месцах выканання бізнес-працэсаў.
Працэдура аптымізацыі бізнес-працэсаў
Працэдуру аптымізацыі бізнес-працэсаў прадпрыемства выбірае самастойна. Яна будзе залежаць ад пераследуюцца мэтаў, наяўных рэсурсаў і выбраных метадалогій. Аптымізацыя дасягаецца за кошт глыбокага вывучэння кожнага працэсу і паслядоўнага выканання неабходных этапаў аптымізацыі.
1. Апісанне існуючага бізнес-працэсу "як ёсць". Існуе некалькі методык апісання (мадэлявання) бізнес-працэсаў, згодна з якімі спецыялісты сістэматызуюць дадзеныя і працуюць з імі: BPMN, IDEF0, eEPC (ARIS) і іншыя. Гэтыя методыкі знаходзяць прымяненне ў працэсе аўтаматызацыі ўліку гаспадарчых аперацый. Ўяўляюць яны сабой мадэляванне бізнес працэсаў на аснове схем і дыяграм. Але часцяком працэс апісання спрашчаецца да зразумелых усім тэкставых тлумачэнняў паслядоўнасці выканання дзеянняў. Апісанне складаных працэсаў "як ёсць" часцяком немэтазгодна, яно забірае шмат часу, рэсурсаў і не прыносіць хуткіх вынікаў. У такіх выпадках рэкамендуецца пераходзіць адразу да дзеянняў.
2. Аналіз бізнес працэсу і ўнясенне змяненняў. У працэсе аналізу неабходна выявіць недахопы, якія пагаршаюць працу , Або прапанаваць рашэнні, якія дапамогуць удасканаліць працэс:
- Дэталізаваць працэс на подпроцессы, кожны подпроцесс павінен быць простым, і даведзеным да ведама выканаўцы даступным мовай. Гэта дапаможа выключыць тармажэнне за кошт недаразумення або недастатковай кваліфікацыі супрацоўнікаў.
- Выключыць дублюючыя і лішнія працэсы. Часцяком бывае, што ад моманту прыняцця рашэння да моманту выканання задачы праходзіць вельмі шмат часу. Гэта прыводзіць да непапраўных наступстваў на вытворчасці, падатковым штрафаў і судовых пазовах. Прычына ўсяму - лішнія працэсы па ўзгадненні дакументацыі па некалькіх аддзелах і начальнікам у межах прадпрыемствы, зацягнутыя ў часе. У такіх сітуацыях, і ў многіх іншых варта ўжыць аптымізацыю бізнес-працэсаў, прыбраць або замяніць лішнія працэдуры.
- Стварыць ўнутраныя нормы і інструкцыі для здзяйснення стандартных бізнес-працэсаў, замацаваць адказнасць за канкрэтнымі работнікамі. Гэта дапаможа уніфікаваць працэсы, зрабіць іх больш выразнымі і адладжаным.
- Шукаць рашэнне праблемы не толькі ў самым бізнес-працэсе, але і ў яго "суседзях". Часам працэс працы аднаго аддзела прадпрыемства неэфектыўны і тармозіць рост прадукцыйнасці і выручкі. Калі ў выніку аналізу не выяўлена дастатковых прычын для змены бізнес-працэсаў, якія б прывялі да жаданага эфекту, трэба шукаць рашэнне ў суседніх аддзелах, і аналізаваць іх дзейнасць.
3. Кантроль выканання. Прапанаваныя змены бізнес-працэсаў павінны ўкараняцца адразу, ці ж пасля ўзгаднення і правядзення ўсіх неабходных працэдур. Пасля ўкаранення абавязкова трэба кантраляваць атрымоўваныя вынікі і ўносіць карэкціроўкі.
Пасля праведзенай аптымізацыі бізнес-працэсаў кампанія павінна дасягнуць сваіх мэтаў: павысіць эфектыўнасць працы, вызваліць рэсурсы часу і выдаткаў, удасканаліць сістэму кіравання прадпрыемствам.
Аўтар: Іскандэр Мілеўскі
