Аптымізацыя бізнэс працэсаў

1. Паняцце і віды бізнес-працэсаў, мэты і задачы іх аптымізацыі
2. Калі неабходная аптымізацыя бізнэс працэсаў
3. Метады аптымізацыі бізнес працэсаў
4. Пакрокавая інструкцыя па аптымізацыі бізнес-працэсаў
5. Вызначэнне мэтавай накіраванасці аптымізацыі
6. Вызначэнне элементаў бізнес-працэсаў
7. Падрыхтоўка змяненняў бізнес-працэсаў
8. Ўкараненне змяненняў у бізнес-працэсы
9. Памылкі кіраўнікоў пры аптымізацыі бізнес-працэсаў
10. Эфект ад аптымізацыі

Аптымізацыя бізнесу ўяўляе сабой ўнясенне ў яго пэўных зьменаў, каб павелічэння эфектыўнасці. У выніку гэтага наладжваюцца працоўныя працэсы, мінімізуюцца выдаткі, падвышаецца прыбытак. Зрэшты, перш чым звярнуцца да іншых экспертам або пачынаць самастойную аптымізацыю кіравання бізнэс працэсамі, варта вызначыцца, ці магчыма яе рэалізаваць на дадзеным хозсубъекте ці не.

Паняцце і віды бізнес-працэсаў, мэты і задачы іх аптымізацыі

Пад бізнес-працэсам разумеецца паслядоўнасць дзеянняў, якая прыводзіць да вызначанага выніку. У яго маецца пэўная мэта, этапнасць ключавых дзеянняў і чаканы вынік.

На колькасць бізнэс-працэсаў, якія праходзяць у хозсубъекте, і іх мэтавую накіраванасць ўплываюць наступныя фактары:

• тып і спецыфіка бізнесу;
• памер бізнес-суб'екта;
• асабістыя якасці кіраўніка.

Іх наяўнасць і ступень ўздзеяння варта ўлічваць у працэсе аптымізацыі.

На практыцы адрозніваюць такія тыпы бізнес-працэсаў:

Тып Мэтавая накіраванасць Асноўны Кліентаарынтаванасць, атрыманне прыбытку Дапаможны падтрыманне нармальнай працы хозсубъекта Кіроўчы вызначэнне стратэгіі развіцця хозсубъекта ў цэлым і яго асобных структурных адзінак

Іх аптымізацыя праводзіцца для:

• рэгламентацыі дзейнасці хозсубъекта, яе аўтаматызацыі, ліквідацыі лакальных супярэчнасцяў;
• удасканалення планавання і кантролінгу, у тым ліку і выніковых паказчыкаў;
• рацыянальнага дэлегавання функцый і адказнасці паміж структурнымі адзінкамі, выключэння іх задвоения;
• наладжвання ўзаемасувязі паміж падраздзяленнямі;
• павелічэння якасці тавараў і паслуг пры скарачэнні працягласці вытворчага працэсу;
• памяншэння ўплыву чалавечага фактару на працэс вытворчасці;
• зніжэння фінансавых і часовых выдаткаў на дасягненне стратэгічных мэтаў;
• паляпшэння фінансавых паказчыкаў, у прыватнасці, павелічэння прыбытку;
• вызвалення сродкаў, якія можна накіраваць на развіццё;
• пашырэння і маштабавання бізнесу, стварэння франчайзінгавай сетак;
• адпаведнасці спажывецкім патрабаванні, дзяржаўным і міжнародным стандартам;
• павышэнне ўзроўню кліенцкай задаволенасці.

Калі неабходная аптымізацыя бізнэс працэсаў

Хаця многія айчынныя бізнэс-суб'екты функцыянуюць і без аптымізацыі, яна неабходная, калі назіраецца:

• павелічэнне штат падначаленых або кіраўнічы апарат;
• павелічэнне колькасці структурных адзінак;
• адсутнасць сістэмы інфармавання ці яе недастатковая разьвітасьць.

Без яе не абысціся, калі, у ходзе маніторынгу, было выяўлена, што:

• кіраўнічыя рашэнні прымаюцца досыць павольна, у тым ліку з-за недахопу інфармацыі;
• кіраўніцкія распараджэння не даводзяцца да персаналу або даводзяцца з скажэннямі, з прычыны чаго не выконваюцца або выконваюцца няякасна;
• адсутнічае кантроль сфер дзейнасці суб'екта;
• расце напружанне ў калектыве, у тым ліку з-за недастатковага разумення сваіх функцый і правоў;
• бізнес-працэсы працякаюць млява і патрабуюць неапраўдана вялікіх укладанняў.

Для большай нагляднасці можна разгледзець пералік праблем функцыянавання кампаніі, якая ажыццяўляе гандаль праз інтэрнэт, сігналізавалых аб неабходнасці правядзення аптымізацыі:

Метады аптымізацыі бізнес працэсаў

Выбар метадаў оптимизирования працэсаў, якія адбываюцца ў кампаніі, досыць шырокі. Сярод асноўных можна вылучыць наступныя:

Найменне метаду Сутнасць метаду Змена выкарыстанне новых метадаў работы з сыравінай і матэрыяламі, а таксама контрагентамі, карэкціроўка таварных аб'ёмаў або тэхналогіі Выключэнне ўстараненне прычын з'яўлення пэўных праблем, разумнае скарачэнне вытворчых узроўняў і адмена кантролю «на ўваходзе» Спрашчэнне і скарачэнне разумнае спрашчэнне пэўных бізнес-працэсаў , у прыватнасці, скарачэнне іх працягласці і ліквідацыю месцаў, што абумоўліваюць дадатковыя выдаткі, пісьменнае размеркаванне працы Паскарэнне прав ванне паралельнага інжынірынгу, аўтаматызацыі працэсаў Стандартызацыя адаптацыя бізнес-працэсаў да розных стандартам Забеспячэнне ўзаемадзеянне увод і абслугоўванне адзінай інфармацыйнай сістэмы для забеспячэння сувязі паміж штатнымі і арганізацыйнымі адзінкамі, вытворчымі сістэмамі

Пакрокавая інструкцыя па аптымізацыі бізнес-працэсаў

Прыведзены далей алгарытм універсальны, то ёсць падыдзе для аптымізацыі малога і буйнога бізнесу. Ён мае на ўвазе рэалізацыю наступных крокаў.

Вызначэнне мэтавай накіраванасці аптымізацыі

На дадзеным этапе адказныя за аптымізацыю асобы (запрошаныя эксперты небудзь была створана з супрацоўнікаў кампаніі фокус-група на чале з адказным асобай) пры дапамозе метаду мазгавога штурму або намінальных груп вызначаюць сапраўдную мэту аптымізацыі. Для гэтага ім варта адказаць на такія пытанні:

1. якія бізнес-працэсы маюцца?
2. якія працэсы варта аптымізаваць і для чаго?
3. што атрымліваецца ў выніку іх аптымізацыі і для чаго гэта неабходна?

Пад мазгавым штурмам разумеецца методыка калектыўнага выпрацоўвання новых ідэй, якая складаецца ў размежаванні працэсаў продуцірованіе і крытычнай ацэнкі. Ідэальнае колькасць удзельнікаў - ад пяці да 10 суб'ектаў, на чале з фасілітатара - чалавекам, кантралюючым абмеркаванне. Яно павінна быць максімальна тактоўным і камфортным для ўсіх. Яго мэтавая накіраванасць - акумуляванне максімальнай колькасці ідэй.

Далей зафіксаваны матэрыял перадаецца на разгляд іншых адмыслоўцаў, якія вызначаюць канчатковы пералік найбольш прымальных рашэнняў. Пры метадзе намінальных груп камунікацыя паміж удзельнікамі адсутнічае. Кожнаму з іх прапануецца поўнае апісанне працэсу і іншыя звесткі, патрабаваныя для прыняцця рашэння. Удзельнік самастойна выкладае свае ідэі, пасля чаго ўяўляе іх калектыву без далейшага абмеркавання. Яно адбываецца толькі пасля таго, як усе выказаліся.

Да прыкладу, на прамысловым прадпрыемстве адказы могуць быць наступнымі:

Нумар пытання Адказ 1. Вытворчасць тавараў, іх збыт і складаванне, праца з контрагентамі і калектывам, узаемадзеянне з кантралюючымі органамі 2. Афармленне накладных 3. Памяншэнне часавых выдаткаў на выдачу і транспарціроўку тавару з мэтай папярэджання вытворчых прастояў, росту аб'ёмаў рэалізацыі (калі гэтага патрабуе попыт на прадукцыю) і атрымання допприбыли. Таксама магчымы такі варыянт: зніжэнне працоўных выдаткаў і скарачэнне колькасці абслугоўваюць працэс работнікаў, з прычыны чаго сабекошт тавараў зніжаецца, пазіцыі на рынку умацоўваюцца і кампанія атрымлівае допприбыль

З гэтага вынікае, што канчатковая мэта аптымізацыі працэсу - павелічэнне даходу з дапамогай мінімізацыі выдаткаў і паскарэння працэсу.

Пісьменнае вызначэнне мэтавай накіраванасці аптымізацыі дазваляе правільна размеркаваць час і рэсурсы на яе правядзенне i не губляючы іх на рашэнне другарадных задач.

На практыцы нярэдка аказваецца, што некаторыя бізнес-працэсы патрабуюць не спрашчэння, а ўскладнення, напрыклад, шляхам увядзення дадатковых контроллинговых працэдур і адказнасці.

Складанне пераліку бізнес-працэсаў, якія адбываюцца ў арганізацыі, мэтазгодна пачынаць з верхняга ўзроўню, пасля чаго больш дэталёва апісваць кожны працэс верхняга ўзроўню. Лік узроўняў падобнай декомпозиции працэсаў вызначаецца задачамі аптымізацыі і, у ідэале, не павінна перавышаць 6-8.

Верхні ўзровень апісання бізнес-працэсаў адпавядае працэсам, якія знаходзяцца ў кампетэнцыі топ-мэнэджараў; наступны ўзровень, як правіла, адпавядае працэсам функцыянальных падраздзяленняў; далей разглядаюцца працэсы, якія адбываюцца на працоўных месцах.

Ўнутры звёнаў функцыянальнай іерархіі маюцца розныя інфармацыйныя патокі, накіраваныя зверху ўніз (кіраўнічыя рашэнні) і знізу ўверх (справаздачы).

Вызначэнне элементаў бізнес-працэсаў

Структура любога бізнес-працэсу ўключае такія элементы:

1. аб'ект;
2. суб'ект;
3. уваход-выхад і сукупнасць канкрэтных функцый;
4. рэсурсы.

Карэкціроўцы можа падвергнуцца кожны з іх або ўсё разам.

Яны заслугоўваюць дэталёвага разгляду.

Пад аб'ектам маецца на ўвазе тое, што кіруецца ўдзельнікамі працэсу пры рэалізацыі імі сваіх функцый.

Да працэсу ідэнтыфікацыі суб'ектаў ня варта падыходзіць фармальна, то ёсць спыняцца на іх выяўленні. Неабходна правесці сур'ёзную працу па вызначэнні:

• іх пераліку;
• ролі;
• межаў адказнасці;
• ключавых індыкатараў эфектыўнасці і спосабаў іх вымярэння.

Пры выяўленні ролі і адказнасці суб'ектаў варта выбудоўваць іх у парадку, вызначаным матрыцай адказнасці RASCI:

• Responsible - адказныя за працу (адказнасць павінна быць персанальнай);

Калі аб'ёмнасць працэсу не дазваляе персаніфікаваць адказнасць, яго мэтазгодна разбіць на подпроцессы і вызначыць адказных за кожны. Пры гэтым, важна выразна сфармуляваць іх задачы і вызначыць адзінку вымярэння (такім індыкатарам, да прыкладу, можа быць выкананне ўстаноўленых тэрмінаў, адсутнасць рэкламацый і г.д.). Ігнараванне дадзенага прынцыпу багата зрывам выканання задач.

• Accountable - ўзгадняючыя;

У адрозненне ад адказнасці, ўзгадненне не патрабуе персаніфікацыі прытрымлівацца не абавязкова. Вядома, адзін які ўзгадняе - гэта ідэальны варыянт, але дапускаецца і калектыўнае ўзгадненне. У другім выпадку варта ўлічваць такое магчымае наступства, як зацягванне тэрмінаў рэалізацыі працэсу.

• Supportive - забяспечваюць допсредства і падтрымку адказнага для выканання дэлегуюцца яму працы;
• Consulted - кансультанты, да якіх звяртаюцца для высвятлення спрэчных момантаў і да чыйго меркавання неабходна прыслухоўвацца;
• Informed - апавяшчаць (каму паведамляецца вынік).

Касаемо S, C, I, якіх-небудзь строгіх абмежаванняў няма (акрамя кіраўніцтва здаровым сэнсам з мэтай пазбегнуць перагрузкі працэсу з-за вялікай колькасці ўдзельнікаў).

Што тычыцца уваходаў і выхадаў бізнес-працэсу, то пад імі маюцца на ўвазе наступныя адзін за адным этапы, на якіх выяўляюцца і ліквідуюцца яго слабыя зоны, вызначаецца паслядоўнасць карысных.

Эфектыўнасць аптымізацыі напрамую звязана з пісьменным вызначэннем уваходаў-выхадаў бізнес-працэсаў.

На практыцы, колькасць уваходаў-выхадаў неапраўдана вялікая.

прыклад

Базіс вядзення бухуліку ў кампаніі - першасная дакументацыя. Яна з'яўляецца падставай для ўваходу, то ёсць працэсу фарміравання карэспандэнцыі рахункаў, з улікам зафіксаванай у ёй інфармацыі. Нярэдка бухулік неэфектыўны з-за досыць доўгага шляху, які праходзяць дакументы.

Так, маршрут таварнай накладной наступны:

1. склад;
2. служба матэрыяльна-тэхнічнага забеспячэння (фіксуе заканчэнне працэдуры закупкі);
3. вытворчыя службы (адзначаюць змена сыравіннай базы);
4. бухгалтарская служба.

На першы погляд, выбудаваная ланцужок лагічная, паколькі звесткамі пра паступленне і руху ТМЦ павінны валодаць усе вышэйпрыведзеныя службы. Аднак, у працэсе перадачы дакумента ад адной да іншай накладная можа згубіцца, наўмысна знішчаны або падрабіцца.

Пасля правядзення аптымізацыі дадзенага бізнес-працэсу, які адносіцца да лагістычным, шлях праходжання арыгінала накладной мые быць скарочаны да «склад-бухгалтэрыя». Іншыя зацікаўленыя службы будуць здавольвацца яго копіяй. Такім чынам, з прычыны скарачэння цыкла бізнес-працэсу павышаецца якасць яго выканання.

Акрамя таго, у працэсе аналізу уваходаў-выхадаў можа выявіцца і іншая, больш істотная, праблема: парывы ​​паміж імі і нелагічнасць іх пабудовы, пра што сведчыць той факт, што выхад з папярэдняга цыклу не з'яўляецца уваходам для наступнага. Прадухіліць гэта дапаможа аптымізацыя бізнэс-працэсаў, якая разумее інфармацыйнае забеспячэнне ўсіх яго ўдзельнікаў. Фактычна, гаворка ідзе пра спажыўца канчатковага выніку працэсу (Informed). Ён можа быць не адзін, але іх поўная адсутнасць недапушчальна.

Такім чынам, калі выхад ні на каго не накіраваны, працэс бессэнсоўны і павінен быць выключаны з бізнес-ланцужкі.

Пры разглядзе такога элемента, як рэсурсы, варта ўлічваць, што імі не заўсёды з'яўляюцца грошы, выдаткаваныя на аплату працы супрацоўнікаў і забеспячэнне вытворчасці сыравіннай базай. Найбольш каштоўным рэсурсам лічыцца часовай.

На гэтым этапе шукаюцца адказы на наступныя пытанні:

1. вытрымана Ці суадносіны «мэта працэсу - наяўныя выдаткі»?
2. у чым прыярытэтнасць мэты, спраўджвае выдаткі?
3. ці мэтазгодна змяніць мэта або адмовіцца ад яе для захавання і прымнажэння рэсурсаў.

Падрыхтоўка змяненняў бізнес-працэсаў

Аптымізацыя бізнэс працэсаў складаецца не толькі ў іх скарачэнні або пашырэнні, аб якіх было сказана вышэй, але і ў пісьменным размеркаванні абавязкаў паміж удзельнікамі. На практыцы ж выкананне складанага працэсу часта дэлегуецца аднаму супрацоўніку, з прычыны чаго якасць яго працы істотна зніжаецца.

Важна, каб элементарныя і часта паўтараюцца аперацыі выконваліся аднымі (менш кваліфікаванымі) адрамантаваным, а складаныя і патрабуюць асаблівых навыкаў - іншымі спецыялістамі. Гэта будзе спрыяць павышэнню хуткасці праходжання працэсаў і памяншэння працавыдаткаў пры захаванні якасці працы.

Ўкараненне змяненняў у бізнес-працэсы

Для эфектыўнай аптымізацыі бізнес-працэсаў недастаткова скласці іх дэталёвую ланцужок і намеціць пэўныя карэкціроўкі ў ёй. Іх важна рэалізаваць практычна.

Так, каб стаць абавязковымі да выканання, усё змены павінны быць:

• унесены ва ўнутраную дакументацыю (УП, ЛНА, службовыя інструкцыі, штатны расклад, графік дакументазвароту);
• данесены да ведама калектыву.

Нялішнім стане правядзенне мерапрыемстваў, накіраваных на прыцягненне супрацоўнікаў да падрыхтоўкі і ўкараненню паправак. Гэта дазволіць ім хутчэй адаптавацца да зменаў і пазбегнуць канфліктных сітуацый.

Дадзены алгарытм ўяўляе сабой спрашчэнне методыкі 8D (Global 8D, Ford 8D або TOPS 8D), распрацаванай у карпарацыі «Форд», нацэленай на рашэнне лакальных праблем у працэсах і якую ўваходзяць 8 паслядоўных крокаў:

1. выяўленне праблемных месцаў, складанне плана;
2. падбор каманды;
3. апісанне праблемы;
4. яе стрымліванне;
5. яе аналіз;
6. распрацоўка карэкціровак;
7. іх ўкараненне і валідацыю;
8. распрацоўка прэвентыўных мер;
9. канчатковае рашэнне праблемы.

Такім чынам, аптымізацыя бізнэс-працэсаў мае сваю методыку і выразную паслядоўнасць, ігнараванне якіх багата яе малаэфектыўнай.

Памылкі кіраўнікоў пры аптымізацыі бізнес-працэсаў

У працэсе аптымізацыі працы даручанага ім хозсубъекта кіраўнікі часта дапускаюць дастаткова грубыя памылкі, якія складаюцца ў наступным:

1. Фармальны падыход да справы

Замест глыбіннага і сістэматычнага падыходу да ўкаранення змяненняў кіраўніцтва выдае распараджэнне «ліквідаваць ўтварылася праблему на тым ці іншым участку работ і, надалей, пазбегнуць паўтарэння падобнага», грунтуючыся, тым самым, не на дадзеных аналізу, а на эмоцыях і парывах.

1. Інтуітыўны падыход замест метадалагічнага

Памылка сведчыць пра некампетэнтнасць кіраўніка ў пытаннях, якія тычацца тэхналогій працэсу.

1. Выкарыстанне аптымізацыйных метадалогіі не па прызначэнні

Памылка можа паўстаць з прычыны некампетэнтнасці ў працэсныя дзейнасці, у прыватнасці, няздольнасці даць вызначэнне паняццю працэсу. З-за гэтага аптымізацыі могуць падвергнуцца і працэсы, і праекты, і нават задачы. Інструментар кіравання, пры гэтым, адрозніваецца, але многія ігнаруюць гэты факт. Для працэсаў - гэта тэхналогіі рэгламентацыі, апісання і аптымізацыі. Прычым тэхналогія аптымізацыі вельмі важная для працэсу, але абсалютна не падыходзіць для праекта або задач. Як правіла, эфектыўнасць праекта па аптымізацыі нулявая, бо яе прымяненне проста недарэчна.

1. Асабісты ўдзел вышэйшага кіраўніцтва ў аптымізацыі

Яно можа негатыўна адбівацца на аналізе дэталяў, з прычыны чаго аптымізацыя становіцца менш эфектыўнай. Яна павінна даручаецца спецыялістам. Аднак, гэта не азначае, што кіраўнік павінен быць адхілены. Ён павінен кантраляваць працу прафесіянала і ўсяляк яму садзейнічаць.

Эфект ад аптымізацыі

Многія кіраўнікі, аптымізаваць бізнес-працэсы, адзначаюць наступныя паляпшэнні ў дзейнасці хозсубъекта:

• на дасягненне пастаўленых задач патрабуецца менш часу, чым раней;
• паміж асноўнымі падраздзяленнямі і дапаможнымі службамі наладзіўся кантакт;
• ўзрасла кліенцкая задаволенасць;
• пасля пісьменнага размеркавання рэсурсаў палепшылася фінансавае становішча;
• стала магчымым маштабаваць бізнэс;
• паменшылася расходная частка бюджэту;
• стала магчымым стратэгічнае планаванне;
• павысілася кіравальнасць;
• вырашылася пытанне з задвоением функцыяналу розных падраздзяленняў;
• вызваліліся дадатковыя рэсурсы, якія можна накіраваць на развіццё.