- опис компанії
- В результаті дослідження були визначені і описані основні напрямки діяльності компанії:
- План проекту «Оптимізація бізнес-процесів компанії« Ваша меблі »
Кожен власник динамічно розвивається, рано чи пізно стикається з необхідністю оптимізації бізнес-процесів компанії. Розуміння того, що компанія розрослася до такої міри, що для подальшої успішної роботи необхідна підтримка ITсістеми, здатної стати не тільки обліковою системою і базою сховища документів, а надійною платформою для оптимізації бізнес-процесів компанії і забезпечити подальший розвиток бізнесу рано чи пізно приходить до кожного ефективному управлінцю.
При цьому буває досить складно зважитися на такий серйозний крок. По-перше, це відповідальний захід, який може, як дати сильний поштовх у розвитку, так і відвести компанію в період стагнації. По-друге, оптимізація бізнес-процесів компанії - це фінансово витратна справа. І буде вкрай неприємно, якщо грошові вливання не окупляться і витратяться даремно.
Ми пропонуємо ознайомитися з цікавим досвідом оптимізації бізнес-процесів компанії, що займається виробництвом і продажем корпусних та м'яких меблів за індивідуальним дизайном. ТОВ «Ваша меблі» веде продаж і замовлення меблів через мережу магазинів. Компанія не велика (до 50 осіб), але специфіка бізнесу така, що існує безліч процесів, в тому числі наскрізних, без постійного контролю над якими складно стати успішною і конкурентно-спроможної фірмою.
«Усвідомлення того, що проблеми компанії ростуть і не вирішуються, прийшло в міру розширення бізнесу, в той момент, коли точок продажів стало більше двох. Ми повністю ведемо клієнта: від проектування виробу, до доставки готової продукції на будинок. Втрата часу і якості роботи на будь-якій ділянці призводить до серйозних проблем. У якийсь момент я зрозумів, що втрачаю багато свого, в тому числі особистого, часу на вирішення проблем, які можуть вирішуватися без моєї участі, при налагоджених і оптимізованих бізнес-процесах компанії »- коментує директор компанії ТОВ« Ваша меблі ».
Таким чином, керівництво прийняло рішення про необхідність оптимізації бізнес-процесів компанії, і почався пошук підходящої системи. Після уважного вивчення і порівняння всіх пропозицій на ринку BPM систем, вибрали систему ELMA, яка крім відносно невеликій вартості і зручного інтерфейсу пропонує великі можливості BPM платформи, що дозволяють гнучко налаштовувати систему під конкретні завдання бізнесу, а найголовніше - постійно покращувати їх прямо по ходу роботи . І почався етап впровадження.
опис компанії
Будь-який проект впровадження автоматизованої системи починається з вивчення діяльності компанії. Це, мабуть, один з найбільш важливих і складних етапів оптимізації бізнес-процесів компанії, тому що обходимо не тільки зрозуміти, як протікають основні процеси компанії, але і виявити всі «підводні камені», що заважають ефективній роботі на ділянці. Далеко не завжди всі учасники процесу згодні видавати свої професійні секрети, тому що по-перше, висока ймовірність втратити свою «унікальність», а по-друге, що ще гірше, може відкритися, реальний обсяг робіт, необхідний для виконання завдань, що не відповідає узгодженим раніше регламенту.
Перша зустріч з компанією ТОВ «Ваша меблі» відбулася із залученням керівного складу і менеджера, відповідального за процеси продажу і доставку меблів. Стандартно в рамках першої зустрічі відбувається збір основної інформації, виявлення ситуації «як є», фіксування існуючих проблем і вимог замовника.
«На етапі вивчення і аналізу діяльності своєї компанії, я отримав багато« інформації для роздумів »і ще раз переконався в правильності прийнятого рішення про автоматизацію бізнес-процесів компанії» - Директор компанії ТОВ «Ваша меблі».
В результаті дослідження були визначені і описані основні напрямки діяльності компанії:
- Виробництво і продаж своєї корпусних меблів.
Компанія займається виробництвом корпусних меблів за індивідуальними замовленнями. Продажі здійснюється через магазини - «точки продажів». Доставка безпосередньо по клієнтах здійснюється силами меблевої компанії.
- Продаж готової м'яких меблів.
ТОВ «Ваша меблі» також є дилером торгової марки виробника м'яких меблів з міста Саратова. Доставка здійснюється безпосередньо з фабрики-виробника тільки за індивідуальними замовленнями. М'які меблі зберігається на складі до відправки клієнтові. Доставка безпосередньо по клієнтах здійснюється силами меблевої компанії.
Фірма має 5 «точок продажів» меблів (магазини), головний офіс, цех з виробництва корпусних меблів і склад. Головний офіс і цех компанії об'єднані, тому що спілкування з клієнтами (прийом замовлення і укладення договорів) здійснюється на території магазинів.
Після опису напрямків діяльності приступили до формулювання основних проблем, які хоче вирішити керівництво в результаті оптимізації бізнес-процесів компанії. Після довгих обговорень визначили основні проблеми, які, на думку директора компанії, перешкоджають підвищенні прибутковості бізнесу і призводять до відсутності постійних і задоволених клієнтів.
Проблема №1. Відсутність контролю виконання замовлення.
- Відсутність своєчасної інформації по оплатах замовлень.
- Відсутність інформації про ступінь готовності замовлення: де він знаходиться, що зараз відбувається.
Проблема №2. Втрата паперових документів.
- Часта відсутність первинних бухгалтерських документів.
- Втрата паперових претензій, заявок на доопрацювання, договорів.
Проблема №3. Низький рівень обслуговування клієнтів.
- Відсутність або затримка термінів робіт за скаргами і претензіями.
В цілому, можна відзначити, що це досить поширені проблеми, з якими стикаються компанії в процесі свого розвитку. Якщо відпустити ситуацію на самоплив, то компанія отримує більш серйозні проблеми у вигляді:
Зменшення лояльності клієнтів.
Погіршення іміджу компанії.
Збільшення операційних та судових витрат.
Трата майже всього вільного часу Керівника на «Гасіння пожеж».
План проекту «Оптимізація бізнес-процесів компанії« Ваша меблі »
Після попереднього виявлення проблем, які необхідно вирішити шляхом оптимізації бізнес-процесів компанії, був розроблений План проекту:
1 етап: Вивчення. Фахівці компанії ELMA вивчають, поточні регламенти виконання робіт в компанії «Ваша меблі»: механізм, витрати, результати, ефективність основних процесів компанії. Тобто, іншими словами, описується ситуація As is "як є".
2 етап: Аналіз. Далі складається картина майбутнього - To be «як повинно бути». На даному етапі моделюються бізнес-процеси, працюючи відповідно до яких, компанія, як мінімум, піде від існуючих проблем і зможе перейти на інший рівень розвитку.
3 етап: Опис. Після того як складена нова модель процесів компанії необхідно розробити технічне завдання по автоматизації бізнесу, в якому детально описуємо які цілі ставимо перед проектом, як їх досягаємо і в якому вигляді систему побачить кінцевий користувач.
4 етап: Впровадження. Початок безпосереднього впровадження автоматизованої системи в компанію замовника. В ході реалізації проекту впровадження проводиться первісна настройка системи, тестуються і допрацьовуються автоматизовані бізнес-процеси процеси.
! Після цього етапу система ELMA стає індивідуальним рішенням для компанії «Ваша меблі».
5 етап: Запуск в роботу. Заключний етап проекту, в рамках якого готове рішення - система ELMA - запускається в роботу.
