- Завдання оптимізації бізнес-процесів
- Основні принципи оптімізаціібізнес-процесів
- Процедура оптимізації бізнес-процесів
Деятельностьлюбого підприємства складається з окремих бізнес-процесів. Бізнес-процес - це послідовність действійпрі виконанні якогось завдання. Порядок в бізнес-процесах означає, що робота виконується якісно, без збоїв, зайвих дій і з високим ступенем відповідальності. І, відповідно, навпаки: заплутані, безконтрольні бізнес-процеси гальмують роботу і знижують загальну ефективність компанії.
Завдання оптимізації бізнес-процесів
Результатом будь-якої оптимізації повинно бути поліпшення діяльності підприємства, яке виражається в скороченні витрат, збільшенні доходів і прибутку. Наприклад, займаючись доставкою електричних камінів необхідно максимально скоротити витрати для збільшення конкурентоспроможності на ринку з подальшим збільшенням обсягів продажів. Останнє допоможе в майбутньому за рахунок великих обсягів замовлень у постачальників ще більш сильно знизити витрати і відпускні ціни. Складовими цього загального результату і завданнями оптимізації бізнес-процесів є:
1. Поділ зон відповідальності між співробітниками компанії, що підвищує ефективність і швидкість виконання поставлених завдань.
2. Розробка регламентів та інструкцій для типових бізнес-процесів. Це дозволяє досягати чіткості і своєчасності здійснення поставлених завдань, не затримувати інші процеси. Наприклад, регламент оперативного оформлення документів по відвантаженню продукції дозволяє управляти залишками готової продукції, а також своєчасно прогнозувати оподаткування.
3. Скорочення витрат на трудові ресурси за рахунок вивільнення часу на непотрібні етапи й марні дії.
4. Підвищення керованості бізнесу за рахунок розуміння що відбуваються бізнес-процесів. Процедура оптимізації ґрунтується на глибокому вивченні технології виробництва, рух фінансів, документообіг, кадровий потенціал, і інших рушійних факторів роботи підприємства.
Основні принципи оптімізаціібізнес-процесів
Щоб оптимізація бізнес-процесів проходила успішно і результативно, слід враховувати деякі впливові фактори і принципи здійснення цієї роботи .
- Взаємозв'язок процесів. Всі бізнес-процеси на підприємстві прямо або побічно пов'язані між собою. Тому, пропозиції щодо зміни виконання того чи іншого процесу, скорочення непотрібних операцій або перерозподіл зон відповідальності слід робити з оглядкою на те, що ці зміни можуть негативно відбитися на наступному процесі.
- Від часткового до загального або від загального до конкретного. Розгляд та вдосконалення будь-якого бізнес-процесу можна починати з дрібних деталей і підпроцесів, поступово поєднуючи їх в один великий процес. Такий підхід дозволяє поступово оптимізувати діяльність, поетапно вносячи позитивні зміни, не травмуючи персонал і не ламаючи звичний хід роботи. Але якщо є конкретна мета і завдання оптимізації, то слід починати процес змін зверху, поступово просуваючись до дрібних деталей.
- Людський фактор. Будь-яка зміна сприймається важко, навіть якщо це всього лише скасування однієї непотрібної операції на шляху до оптимізації бізнес-процесу. Тому менеджерам в процесі оптимізації завжди потрібно бути готовими до опору персоналу, і мати переконливі мотиви і аргументовані дії, щоб не зустріти саботаж на місцях виконання бізнес-процесів.
Процедура оптимізації бізнес-процесів
Процедуру оптимізації бізнес-процесів підприємство вибирає самостійно. Вона буде залежати від переслідуваних цілей, наявних ресурсів і обраних методологій. Оптимізація досягається за рахунок глибокого вивчення кожного процесу і послідовного виконання необхідних етапів оптимізації.
1. Опис існуючого бізнес-процесу "як є". Існує кілька методик опису (моделювання) бізнес-процесів, згідно з якими фахівці систематизують дані і працюють з ними: BPMN, IDEF0, eEPC (ARIS) та інші. Ці методики знаходять застосування в процесі автоматизації обліку господарських операцій. Представляють вони собою моделювання бізнес процесів на основі схем і діаграм. Але найчастіше процес опису спрощується до зрозумілих усім текстових пояснень послідовності виконання дій. Опис складних процесів "як є" найчастіше недоцільно, воно забирає багато часу, ресурсів і не приносить швидких результатів. У таких випадках рекомендується переходити відразу до дій.
2. Аналіз бізнес процесу та внесення змін. У процесі аналізу необхідно виявити недоліки, які погіршують роботу , Або запропонувати рішення, які допоможуть удосконалити процес:
- Деталізувати процес на підпроцеси, кожен подпроцесс повинен бути простим, і доведеним до відома виконавця доступною мовою. Це допоможе виключити гальмування за рахунок нерозуміння або недостатньої кваліфікації співробітників.
- Виключити дублюючі і зайві процеси. Найчастіше буває, що від моменту прийняття рішення до моменту виконання завдання проходить дуже багато часу. Це призводить до непоправних наслідків на виробництві, податковим штрафів і судових позовів. Причиною всьому - зайві процеси за погодженням документації із кількох відділів і начальникам в межах підприємства, затягнуті в часі. У таких ситуаціях, і в багатьох інших слід застосувати оптимізацію бізнес-процесів, прибрати або замінити зайві процедури.
- Створити внутрішні норми та інструкції для здійснення стандартних бізнес-процесів, закріпити відповідальність за конкретними працівниками. Це допоможе уніфікувати процеси, зробити їх більш чіткими і налагодженими.
- Шукати рішення проблеми не тільки в самому бізнес-процесі, але і в його "сусідів". Іноді процес роботи одного відділу підприємства неефективний і гальмує зростання продуктивності і виручки. Якщо в результаті аналізу не виявлено достатніх причин для зміни бізнес-процесів, які б привели до бажаного ефекту, потрібно шукати рішення в сусідніх відділах, і аналізувати їх діяльність.
3. Контроль за виконанням. Запропоновані зміни бізнес-процесів повинні впроваджуватися одразу, або ж після узгодження і проведення всіх необхідних процедур. Після впровадження обов'язково потрібно контролювати одержувані результати і вносити коригування.
Після проведеної оптимізації бізнес-процесів компанія повинна досягти своїх цілей: підвищити ефективність праці, вивільнити ресурси часу і витрат, удосконалити систему управління підприємством.
Автор: Іскандер Мілевський
