Оптимізація товарних запасів

1. Вступ. Більшість грамотних керівників постійно замислюються і періодично повертаються до питання,...
2. Який запас потрібен для безперебійної роботи (продажів, виробництва і т.д.)
3. Система ПТЗ в компанії ТБМ
4. Оптимізація ТЗ на прикладі компанії ТБМ
5. Аналітична платформа «DEDUCTOR»
6. Контроль за прогнозуванням товарного запасу
7. Контроль за нормуванням товарного запасу
8. Примітка.
9. Внесок учасників.

Вступ.

Більшість грамотних керівників постійно замислюються і періодично повертаються до питання, як же оптимізувати товарний запас на своєму підприємстві, щоб не було надлишків (баласту), не було дефіциту. Саме про це ми і поговоримо в цій статті, обговоримо загальні поняття і принципи, а також розглянемо на прикладі компанії ТБМ, інструментах, які використовуються в компанії ТБМ як же можна оптимізувати свій товарний запас.

Оптимізація починається з річного плану (прогнозу). У ТБМ використовуються два види планування: річний план продажів складається в грошовому вираженні - для груп товару; річні прогнози - в одиницях виміру - для планування помісячного потреби в кожному артикулі.

Плани продажів, виробництва.

Коректні плани продажів або виробництва (в залежності від специфіки підприємства) є основним критерієм для створення оптимальної системи товарного запасу для будь-якого підприємства.

1) Якщо говорити про виробничому підприємстві, наприклад випускає комбайни, основою для системи товарного запасу є план виробництва. Він складається заздалегідь і говорить про те, скільки яких комбайнів планується випустити в конкретний день місяця. Кожен комбайн має свою специфікацію (перелік артикулів, з яких він складається), на підставі якої ми можемо зрозуміти, скільки потрібно товару кожен день в кожній конкретній точці (цех збірки);

2) Якщо говорити про комерційну організацію, то основою для неї є план продажів, спланувати продажу на перший погляд дещо складніше, ніж скласти план виробництва, але це не завжди так. План виробництва може змінитися в одну мить, якщо продажу кінцевого продукту (комбайни) не відповідають запланованим раніше. В результаті ми можемо мати проблеми із забезпеченням виробництва, що може привести до простоїв і великих збитків. План продажів як правило складається з двох складових: статистика минулих періодів, збір даних про потреби клієнтів.

Який запас потрібен для безперебійної роботи (продажів, виробництва і т.д.)

Почати необхідно з розуміння того , Що самі прогнози не забезпечують потреби. Будь-який товар повинен спочатку дійти до складу, на якому ці прогнози продажів стоять. Будь-які поставки товару супроводжуються періодичними затримками, з різних причин: брак при виробництві, перевізник не подав транспорт під завантаження, машина зламалася і ін. Товар також має варіативність попиту. Та все це веде до ризику дефіциту товару. Система нормування запасу покликана компенсувати ці ризики. Загальний сенс системи простий - до прогнозної товару додаються додаткові запаси, що закривають ризики нестачі товару: При прогнозної потреби в 100 в місяць ми плануємо наявність системі додаткових 5 шт. на випадок непередбаченого попиту, 5 шт. на випадок затримки товару з центрального складу до нашого, 5 шт. - на випадок збою доставки від виробника на центральний склад і 10 шт. на випадок затримки виробництва. Тобто для забезпечення наявності на складі запрогнозірованних 100 шт, в усій логістичній системі ми повинні мати 100 + 5 + 5 + 5 + 10 = 125 шт. товару. У прикладі взяті довільні на близькі до реальних цифри. Ми бачимо, що для забезпечення стабільного збуту, нам необхідно мати запаси, великі запланованих на чверть. Зрозуміло, що такі запаси тягнуть за собою додаткові витрати на закупівлю, зберігання і транспортування. Тому економічний успіх підприємства, в числі інших складових, залежить від уміння точно розрахувати величину страхових запасів. Для їх розрахунку вводиться ключове поняття - норма запасу. Норма запасу - це коефіцієнт, що відображає частку збільшення товарного запасу в ланці логістичного ланцюжка.

Саме визначення норми запасу є найголовнішою. Вона визначає, який товарний запас тримати. Норма запасу повинна встановлюватися щонайменше по кожному постачальнику (кожен постачальник знаходиться на різній відстані, має різний термін виробництва), в ідеалі по кожному артикулу (навіть в розрізі одного постачальника часто різні артикули мають різний термін виробництва).

Норма запасу складається з декількох складових:

1) Виробництво - це значення говорить нам про те, за який термін постачальник може призвести той чи інший товар (як правило прописується в договорі);

2) В дорозі - це значення говорить нам про те, скільки товар перебувати в дорозі від постачальника до замовника;

3) Між поставками - це значення говорить нам про те, як часто товар надходить, тобто з якою періодичністю;

4) Страховий запас - експертне або розрахункове значення (розраховується в залежності від варіативності попиту за минулий період). Страховий запас дозволяє компенсувати коливання потреби (зміни плану виробництва або сплеск продажів).

Сума цих чотирьох складових і буде загальною нормою запасу по конкретному артикулу, постачальнику. <Br />

Наведемо приклад:

План продажів (виробництва) і планований запас на складі + в дорозі + в замовленні:

Система ПТЗ в компанії ТБМ

У компанії ТБМ з 2011 року активно використовується система ПТЗ (персоніфікованого товарного запасу). Компанія ТБМ має кілька десятків філій і кілька дивізіонів. Центральний склад і керуюча компанія знаходяться в Москві. Система ПТЗ дозволяє закріпити конкретний товар за конкретним філією в момент замовлення товару у постачальника, що дозволяє філії бачити, що товар за його прогнозом (плану продажів) заборонений. За допомогою норм запасу філія може орієнтуватися в які терміни товар надійде до нього на склад, що значно спрощує відповідь на питання клієнта, коли буде товар.

Система ПТЗ необхідна для великих компаній, з великою мережею філій.

Оптимізація ТЗ на прикладі компанії ТБМ

У цій частині статті ми постараємося більш детально розглянути можливі кроки до оптимізації товарного запасу на прикладі інструментів, що існують в компанії ТБМ. Насправді їх не так вже й багато і вони досить прості, якщо є знання EXCEL і аналітичної платформи «DEDUCTOR»:

1. Першим кроком для оптимізації товарного запасу необхідно проставити весь зайвий товар в відмову, на всіх рівнях і чим вище цей рівень, тим краще (більше шансів для перерозподілу товару).

2. Другий крок - аналіз продажів і прогнозів продажів, виявлення невідповідностей, подача інформації відповідальним за прогнозування співробітникам з метою зменшення (збільшення) прогнозів. Тут важливо розуміти, що дана статистика - це вже минулий період, тобто минуле. Динаміка ринку, продажів - це майбутнє.

3. Третій крок - аналіз норм запасу, якщо з такими поняттями як норма запасу «виробництво», «в дорозі» і «між поставками» все ясно, то показник «страхового запасу» визначити досить таки складно.

4. Четвертий крок переплітається з другим і третім - це аналіз оборотності, як наслідок виявлення баластного товару, від якого потрібно позбавлятися усіма можливими способами (акції, знижки, розпродаж тощо.).

Баласт, зазначений в четвертому кроці це товар, який є надлишком в даний момент часу. У різних компаніях він може розраховуватися по різному, в компанії ТБМ баласт це частина запасів, яка перевищує прогнози продажів на період 2 норм запасів, він ділитися на три категорії:

1. Ліквідний - оборотність запасу на складах, за якими здійснюється оцінка баласту, більше або дорівнює одному разу в рік (тобто, поточний темп продажів показує, що товар може бути реалізований протягом року або швидше). До ліквідного баласту також відноситься новий товар - з моменту першої поставки на склад пройшло не більше 6 місяців;

2. малоліквідні - оборотність запасу менше одного разу на рік і більше або дорівнює 0,4 (поточний темп продажів показує, що час, який може знадобитися для повної реалізації даного артикулу становить від 1 до 2,5 років). При цьому товар не є новим;

3. Неліквідний - оборотність запасу менше 0,4 (поточний темп продажів показує, що для повної реалізації даної кількості артикулу потрібно більше 2,5 років).

Величина оборотності визначається за 12 закритих місяців до моменту початку розрахунку.

Аналітична платформа «DEDUCTOR»

«DEDUCTOR» - це аналітична платформа, де збираються статистичні дані (прогнози, залишки, продажу, баласт, оборотність і безліч інших). «DEDUCTOR» дозволяє аналізувати великі масиви даних. Разом з ECXEL ці два інструменти дають можливість прийняти коректні рішення щодо товарного запасу (зменшення / збільшення норм запасу, прогнозів).

Контроль за прогнозуванням товарного запасу

Почати потрібно з вивантаження даних по цікавого товарному напрямку, виробнику, артикулу, менеджеру та ін.

Вивантажуємо продажу за аналізований період в грошах, після прогнози. Вираховуємо відношення продажів до прогнозів, отримуємо відсоток, наскільки продажу відповідають прогнозам.

наприклад:

Бачимо, що по виробнику №1 відповідальний співробітник на початку року поставив занадто маленький прогноз продажів, в результаті чого товар йому швидше за все не вистачало. За виробником №2 зворотна ситуація, продажу занадто низькі на початку року, товар знаходиться в надлишку, до травня продажу підросли, але також недостатні. Можна сміливо знижувати прогноз.

За виробником №3 протягом усього часу йдуть перепродажу, необхідно підвищувати прогноз.

Контроль за нормуванням товарного запасу

Цей крок дуже важливий, адже від того, яка норма запасу по кожному артикулу, виробнику залежить який товарний запас у нас буде. Ми встановили норми запасу виходячи з якихось правил. Як же зрозуміти, великі вони в даний момент або низькі, збільшувати або зменшувати? На скільки збільшувати або зменшувати?

Аналіз норм запасу можна проводити виходячи з таких параметрів:

1) Власне сама норма запасу (по артикулу, виробнику);

2) Оборотність по аналізованої нормі запаса- факт, норматив (по артикулу, виробнику);

3) Відповідність продажів прогнозами в%;

4) Складський залишок у всій системі по аналізованому артикулу, виробнику.

Отже, розглянемо всі ці пункти на прикладі:

За виробником №1 ми бачимо, що оборотність фактична дуже низька, в 25 разів нижче, ніж повинна бути. До всього ми бачимо, що ставлення продажів до прогнозів також низька. Це явна ознака для зниження НЗ. Також можна відкоригувати прогноз.

За виробником №2 ми бачимо, що в аналізованому періоді оборотність нуль при нормативі 0,5. До цього додається відношення продажів до прогнозів всього 48%. Тут однозначно потрібно коригувати прогноз і норму запасу в сторону зменшення.

Виробник №3, бачимо, що товар обертається швидше, ніж це встановлено нормативом, причому відношення продажів до прогнозів 82%, тобто перепродажів немає. Тут потрібно збільшувати норму запасу, щоб «наситити» склад необхідним товаром і не відчувати в ньому дефіциту.

За виробником №4 все в нормі, оборотність в межах нормативу (відрізняється в 1,38 рази, в розрахунку встановлюємо що, якщо факт більше нормативу в 1,5 рази - сигнал до збільшення норми запасу, якщо факт менше в 1,5 рази і більше, то це сигнал до зменшення норми запасу, однак потрібно обов'язково дивитися відношення продажів до прогнозів, це також важливий сигнал). Якби продажу прагнули до 100% і трохи більше, то і оборотність б «підтяглася» до нормативу.

Залишається ще один, важливе питання, наскільки ж знижувати або збільшувати норму запасу? Тут конкретики не знайдете. Дослідним шляхом знижуємо, наприклад, на тиждень, фіксуємо показники і через заданий період (тиждень, місяць, квартал) робимо повторний «зріз» даних і проводимо повторний аналіз спостерігаючи позитивну або негативну динаміку. На основі неї приймаємо нове рішення по збільшенню, зменшення норми запасу.

Примітка.

Використана література

Внесок учасників.

Манжула М.А., співробітник ТБМ

Повернутися до карти розділу