Optymalizacja procesów biznesowych: cele, zasady i procedury »Ekonomia

  1. Zadania optymalizacji procesów biznesowych
  2. Podstawowe zasady optymalizacji procesów biznesowych
  3. Procedura optymalizacji procesów biznesowych

Działalność każdego przedsiębiorstwa składa się z oddzielnych procesów biznesowych. Proces biznesowy to sekwencja działań podczas wykonywania zadania. Porządek w procesach biznesowych oznacza, że ​​praca jest wykonywana jakościowo, bez awarii, zbędnych działań i wysokiego stopnia odpowiedzialności. Odpowiednio, odwrotnie: skomplikowane, niekontrolowane procesy biznesowe hamują pracę i zmniejszają ogólną wydajność firmy.

Zadania optymalizacji procesów biznesowych

Efektem jakiejkolwiek optymalizacji powinna być poprawa działalności przedsiębiorstwa, co wyraża się w redukcji kosztów, zwiększeniu przychodów i zysków. Na przykład, angażując się w dostawę kominków elektrycznych, konieczne jest jak największe obniżenie kosztów, aby zwiększyć konkurencyjność na rynku, aw konsekwencji zwiększyć wielkość sprzedaży. Ta ostatnia pomoże w przyszłości ze względu na dużą ilość zamówień od dostawców w celu dalszego obniżenia kosztów i cen sprzedaży. Składniki tego ogólnego wyniku i zadania optymalizacji procesów biznesowych to:

1. Podział obszarów odpowiedzialności między pracownikami firmy, co zwiększa wydajność i szybkość zadań.
2. Opracowanie przepisów i instrukcji dla typowych procesów biznesowych. Pozwala to uzyskać przejrzystość i terminowość zadań, a nie opóźniać inne procesy. Na przykład przepisy dotyczące operacyjnego przetwarzania dokumentów w celu wysyłki produktów umożliwiają zarządzanie pozostałościami gotowych produktów, a także przewidywanie podatków w odpowiednim czasie.

3. Redukcja kosztów pracy poprzez uwolnienie czasu na zbędne etapy i bezużyteczne działania.
4. Poprawa zarządzania firmą dzięki zrozumieniu bieżących procesów biznesowych. Procedura optymalizacji opiera się na dogłębnej analizie technologii produkcji, przepływu finansów, obiegu dokumentów, potencjału personelu i innych czynników wpływających na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Podstawowe zasady optymalizacji procesów biznesowych

Aby zoptymalizować procesy biznesowe skutecznie i efektywnie, należy wziąć pod uwagę niektóre z czynników i zasad wpływających na ich wdrożenie pracować .
- Związek procesów . Wszystkie procesy biznesowe w przedsiębiorstwie są bezpośrednio lub pośrednio powiązane. Dlatego też propozycje zmiany procesu, zmniejszenia zbędnych operacji lub redystrybucji obszarów odpowiedzialności powinny być podejmowane z myślą o tym, że zmiany te mogą niekorzystnie wpłynąć na następny proces.

- Od konkretnego do ogólnego lub od ogólnego do szczególnego . Rozważanie i ulepszanie każdego procesu biznesowego może rozpocząć się od małych części i podprocesów, stopniowo łącząc je w jeden duży proces. Takie podejście pozwala na stopniową optymalizację działań, stopniowo wprowadzając pozytywne zmiany bez ranienia personelu lub przerywania zwykłego trybu pracy. Jeśli jednak istnieje określony cel i zadanie optymalizacji, należy rozpocząć proces zmian od góry, stopniowo przechodząc w kierunku drobnych szczegółów.

- Czynnik ludzki . Każda zmiana jest postrzegana ciężko, nawet jeśli jest to tylko anulowanie jednej niepotrzebnej operacji na drodze do usprawnienia procesu biznesowego. Dlatego menedżerowie w procesie optymalizacji zawsze muszą być przygotowani na stawienie oporu personelowi i posiadanie przekonujących motywów i uzasadnionych działań, aby nie spotykać się z sabotażem w miejscach, gdzie procesy biznesowe są wykonywane.

Procedura optymalizacji procesów biznesowych

Firma samodzielnie wybiera procedurę optymalizacji procesów biznesowych . Zależy to od realizowanych celów, dostępnych zasobów i wybranych metod. Optymalizację osiąga się poprzez dogłębne badanie każdego procesu i konsekwentne wdrażanie niezbędnych kroków optymalizacyjnych.

1. Opis istniejącego procesu biznesowego „tak jak jest” . Istnieje kilka technik opisywania (modelowania) procesów biznesowych, zgodnie z którymi specjaliści systematyzują dane i współpracują z nimi: BPMN, IDEF0, eEPC (ARIS) i inne. Techniki te są wykorzystywane w procesie automatyzacji księgowania transakcji biznesowych. Modelują procesy biznesowe na podstawie diagramów i diagramów. Ale często proces opisu jest uproszczony, aby wyjaśnić tekstowe wyjaśnienia sekwencji działań. Opis złożonych procesów „tak jak jest” jest często niewłaściwy, zajmuje dużo czasu, zasobów i nie przynosi szybkich rezultatów. W takich przypadkach zaleca się natychmiastowe podjęcie działań.

W takich przypadkach zaleca się natychmiastowe podjęcie działań

2. Analiza procesu biznesowego i dokonywanie zmian . W procesie analizy konieczne jest zidentyfikowanie słabych punktów, które się pogarszają praca lub zaproponuj rozwiązania, które pomogą ulepszyć proces:

- Aby uszczegółowić proces w podprocesach, każdy podproces powinien być prosty i dostępny dla wykonawcy. Pomoże to wyeliminować zahamowania spowodowane nieporozumieniem lub brakiem kwalifikacji pracowników.

- Wyeliminuj powtarzające się i niepotrzebne procesy. Często zdarza się, że od momentu podjęcia decyzji do momentu wykonania zadania jest dużo czasu. Prowadzi to do nieodwracalnych konsekwencji w pracy, kar podatkowych i procesów sądowych. Powodem wszystkiego są zbędne procesy w koordynacji dokumentacji dla kilku działów i szefów w przedsiębiorstwie, które są długie. W takich sytuacjach i w wielu innych należy zastosować optymalizację procesów biznesowych, a niepotrzebne procedury należy usunąć lub zastąpić.

- Twórz wewnętrzne standardy i instrukcje dotyczące wykonywania standardowych procesów biznesowych, przypisuj odpowiedzialność poszczególnym pracownikom. Pomoże to ujednolicić procesy, uczynić je bardziej przejrzystymi i usprawnionymi.
- Poszukaj rozwiązania problemu nie tylko w samym procesie biznesowym, ale także w jego „sąsiadach”. Czasami proces jednego działu przedsiębiorstwa jest nieefektywny i spowalnia wzrost wydajności i przychodów. Jeśli analiza nie ujawniła wystarczających powodów do zmiany procesów biznesowych, które prowadziłyby do pożądanego efektu, należy poszukać rozwiązania w sąsiednich departamentach i przeanalizować ich działania.

3. Kontrola wykonania . Proponowane zmiany w procesach biznesowych powinny być wdrażane natychmiast lub po koordynacji i przeprowadzeniu wszystkich niezbędnych procedur. Po wdrożeniu konieczne jest kontrolowanie uzyskanych wyników i dokonywanie korekt.

Po optymalizacji procesów biznesowych firma musi osiągnąć swoje cele: zwiększyć wydajność pracy, uwolnić zasoby czasu i kosztów oraz poprawić system zarządzania przedsiębiorstwem.

Autor: Iskander Milevski