Zarządzanie zasobami IT - optymalizacja kosztów IT

Boganov Andrey Valerievich
Ekspert ITSM / ITAM, architekt procesów, dyrektor generalny Unic IT

Z wiekiem pragnienie zarabiania zmienia się w pragnienie oszczędzania.

Mikhail Zhvanetsky

Bądź oszczędny i przygotuj się na jutro.

Ezop

Teraz sukces wielu firm zależy od technologii informacyjnej i jakości systemów informatycznych. A to bezpośrednio zależy od niezawodności i dostępności zasobów informacyjnych sprzętu i oprogramowania, które mogą wymagać znacznych środków, aby zapewnić ich pracę. Wierzę, że wielu CIO w trudnych czasach ma pytania: „Ile naprawdę wydajemy na IT? A jak można to zoptymalizować? ” Uważam, że takie pytania często pochodzą z zarządzania przedsiębiorstwem. Ale moje doświadczenie projektowe pokazuje, że nie każdy dyrektor ds. Informatycznych może obiektywnie i rozsądnie odpowiedzieć na to pytanie, biorąc pod uwagę wpływ „optymalizacji” kosztów IT na firmę.

W mojej praktyce projektowej jest też przypadek, kiedy rozmawiałem z przedstawicielem Klienta, z którym zrealizowałem projekt 10 lat temu, że to dopiero początek ścieżki, jaki rozwój otrzymał w przyszłości i jaki poziom dojrzałości zarządzania IT osiągnęli . Osobiście byłem bardzo zadowolony i profesjonalnie zainteresowany zobaczeniem czegoś na początku, w którym kiedyś brałem udział.

W tym artykule postaram się zidentyfikować możliwy sposób, metodę odpowiedzi na pytania postawione powyżej, a na koniec postaram się pokrótce opisać, w jaki sposób Klient doszedł do tego na swój własny sposób, na początku którego brałem udział.

Zacznijmy od tego, czego potrzebujemy, aby uzyskać obiektywną odpowiedź?

1. Aby wiedzieć, jak mamy IT, gdzie i jakie pieniądze są wydawane (lub już zostały), w szczególności (w ramach pozycji kosztów);

2. Zrozumieć, w jakiej proporcji i dlaczego te wydatki są rozdzielane (linie podziału kosztów);

3. Zrozumienie bezpośredniego wpływu tych „ciągów wydatków” na wynik końcowy, jak możemy go zoptymalizować i jaki wpłynie na niego w końcu.

Bez odpowiedzi na te pytania nie można odpowiedzieć na podstawowe pytanie CIO. Spróbujmy krok po kroku zbudować narzędzie do tworzenia obiektywnych odpowiedzi na te pytania i być może przeanalizować je na przykładzie.

W 2007 roku jeden klient stanął przed mną i moim zespołem, którym wówczas kierowałem, zadanie przywrócenia porządku w księgowości i optymalizacji kosztów IT. Podeszliśmy do tego problemu dokładnie. Przeprowadziliśmy analizę dostępnych na świecie źródeł wiedzy: ulubionego ITIL, Cobit, ISO, a następnie nowego IBPL. Każde źródło wiedzy dawało część zaleceń dotyczących konstrukcji tej metody, ale tylko część. Nie można było zobaczyć całego obrazu w żadnym źródle wiedzy. Jednocześnie opisywano tam doświadczenia Zachodu, a my żyjemy w Rosji, a rzeczywistość rosyjska musi być rozumiana i brana pod uwagę przy projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań.

Zespół, którym następnie kierowałem, w oparciu o światowe źródła wiedzy, zebrał i opracował podejście do rozwiązywania problemów związanych z zarządzaniem zasobami IT wynikających z tego problemu i podejście to zostało dostosowane do rosyjskiej rzeczywistości. W tym artykule nie będę w stanie podać całego podejścia. Aby to zrobić, w różnych ośrodkach szkoleniowych przeczytałem dwudniowy kurs autora „Zarządzanie zasobami IT. Podejście i praktyka, chodź.

W tym artykule poruszę jedynie metodologię i przykład jej zastosowania, aby odpowiedzieć na pytania wskazane na początku.

Model zasobów serwisowych

Zacznijmy więc. Najpierw musisz zbudować aktualny obraz tego, co mamy w infrastrukturze IT, jakie obiekty, jak są połączone i jak wpływają na siebie oraz końcowe systemy IT lub usługi IT, jeśli organizacja ma wdrożone podejście do usług i wdrożony katalog usług. W zwykłych ludziach nazywa się to modelem zasobów usługi (CPM). Przykład takiego prostego modelu organizacji handlowej można znaleźć na poniższym rysunku.

Zgodnie z tym CPM istnieje kilka powiązanych ze sobą zasobów do wymiany danych:

Sieć, serwer aplikacji, serwer baz danych, 2 bazy danych, 2 aplikacje, na których działają 2 systemy informatyczne, na podstawie których działa usługa IT Sales Assurance, w której uczestniczy kilka komputerów i kas fiskalnych.

Wszystko jest dość proste, jasne i zrozumiałe, na podstawie tego, co działa i od czego zależy funkcjonowanie usługi IT. Jak zbudować taki model, aby był wizualny i na bieżąco?

Jest to osobny problem i temat oddzielnego artykułu. Ale chcę tylko dotknąć, że kwestia środków automatyzacji jest ważna, umożliwiając wykrywanie wszystkich obiektów i rysowanie modelu CPM tak wyraźnie, że wszystko jest widoczne i zrozumiałe, najlepiej z wyświetlaniem stanu zdrowia uczestniczących obiektów w formacie kolorowym, z możliwością uzyskania łącza do komunikatu o błędzie - dla których ten lub inny obiekt „stał się czerwony”. Jednocześnie model ten musi być aktualizowany, a narzędzie automatyzacji powinno to zapewniać. Co wybrać? Twój wybór.

Więc śmiało. Model CPM pokazuje wpływ funkcjonalny, daje odpowiedź „w jaki sposób przepływy informacji”, ale nie daje odpowiedzi „jak przepływ kosztów” i jak wpływa na cenę kosztu świadczonej usługi IT.

Model usług i finansów

Aby uzyskać odpowiedzi na te pytania, konieczne jest zbudowanie innego modelu, popularnie zwanego modelem usługowo-finansowym (SFM, w przypadku podejścia usługowego, w celu obliczenia kosztu usług) lub modelu finansowego i zasobów (FRM, w celu obliczenia wpływu kosztów zasobów IT). W dalszej części artykułu nazwiemy ten model SFM, ponieważ w naszym CPM deklarowana jest usługa IT „Zapewnienie sprzedaży”.

SFM pozwala zobaczyć i obliczyć wpływ finansowy zasobów na tworzenie usługi IT. Ale w tym celu musimy zidentyfikować wszystkie źródła „przepływów” kosztów i określić współczynnik ich wpływu w ogólnym obliczeniu. Spróbujmy. Przykład obrazu SFM pokazano na poniższym rysunku. Po opisaniu przykładu obliczenia wpływu finansowego, który pozwoli nam na dalsze rozważenie kosztów usług IT, kosztów posiadania usług IT tej usługi, podejmiemy decyzje o optymalizacji kosztów i ocenie znaczenia wymaganej inwestycji.

Po opisaniu przykładu obliczenia wpływu finansowego, który pozwoli nam na dalsze rozważenie kosztów usług IT, kosztów posiadania usług IT tej usługi, podejmiemy decyzje o optymalizacji kosztów i ocenie znaczenia wymaganej inwestycji

Przykład obliczeń

Przechodzimy do przykładu obliczeń, biorąc pod uwagę współczynniki wpływu różnych źródeł kosztów. Obliczymy dla jednej usługi „Zabezpieczenia sprzedaży” dla jednego sklepu (zakładamy, że w sklepie jest 5 różnych usług IT).

W obliczeniach uwzględnimy wszystkie koszty kapitałowe zakupu sprzętu IT i oprogramowania, a także wszystkie koszty operacyjne w obliczonym okresie.

W tym przykładzie przedział czasu wynosi 1 miesiąc. Załóżmy również, że wszystkie zakupy sprzętu i oprogramowania zostały wykonane bezpośrednio na początku tego miesiąca rozliczeniowego. Załóżmy, że w księgowaniu wszystkie zakończone zakupy zostały natychmiast odpisane do wydatków bieżącego okresu (w tym miesiącu) bez dalszej amortyzacji. Dane do obliczeń:

Ss1 - koszt zakupu sprzętu „Application Server”;

Ss2 - koszt zakupu sprzętu „Serwer bazy danych”;

Ss - koszt zakupu sprzętu „Kasjer” (2 sztuki);

Srs - koszt zakupu sprzętu „PC” (3 sztuki);

Sls - koszt licencji aplikacji „System handlu”;

Slc - koszt licencji aplikacji kasjerskiej;

Sdb - koszt licencji na bazy danych;

Ssup - koszt obsługi serwera (organizacja zewnętrzna);

Snet - koszt obsługi sieci usług systemowych (organizacja zewnętrzna);

Ssd - koszty usługi Service Desk (personel SD SD).

Dodamy dane linii kosztowej, biorąc pod uwagę następujące czynniki wpływu:

- bierze się pod uwagę 75% kosztów zakupu serwera aplikacji, ponieważ jest on wykorzystywany przez inne oprogramowanie;

- 50% kosztów zakupu serwera bazy danych, ponieważ jest również używany do innych zadań sklepu

- 2 * 100% kosztów zakupu sprzętu „Kasjer”

- 3 * 100% kosztów zakupu sprzętu „PC”;

- 100% kosztów licencji aplikacji „System handlu”;

- 100% (50% + 50%) kosztów licencji aplikacji kasjerskiej;

- 100% (50% + 50%) kosztów licencji baz danych;

- 50% (25% + 25%) kosztów obsługi 2 serwerów (ponieważ w sklepie są 4);

- 20% kosztów wsparcia sieciowego (warunkowo, proporcjonalnie 1/5 dla każdej usługi IT);

- 20% wskaźnik wynagrodzeń personelu obsługi SD (warunkowo, proporcjonalnie 1/5 dla każdej usługi IT).

Na koniec przedstawiamy ogólną formułę obliczania kosztu posiadania (koszt posiadania, JI) tej usługi, która jest niezbędna do zrozumienia jej kosztu w wymaganym okresie czasu i możliwości optymalizacji kosztów, z uwzględnieniem ich wpływu finansowego. W naszym przykładzie koszt posiadania usługi można obliczyć w następujący sposób:

CO = 0,75 *

S s1 + 0,5 * S s2 + 2 *S3 + 3 * S рс + S ls + S

+ S db + 0,5 * S sup + 0,2 * S netto + 0,2 * S sd

Oczywiście ta formuła nie uwzględnia wszystkich źródeł kosztów, a określenie czynników wpływu może wymagać bardziej szczegółowego podejścia. Tutaj jest pokazane na przykład. W rzeczywistości określenie mechanizmów obliczeniowych zależy od organizacji zgodnie z wymaganą dokładnością, przyjętymi założeniami i może wymagać poważnych starań, aby je wykonać.

Takie obliczenia i analiza funkcjonalnego wpływu zasobów na usługę zapewniają nam jasne narzędzie do analizy strumieni kosztów, ich wpływu na „duży obraz” i podejmowania decyzji o ich możliwej optymalizacji.

Chcę od razu zauważyć, że ważne jest, aby te wspaniałe formuły i konstrukcja zdjęć były zautomatyzowane i dawały niezbędne dane „za naciśnięciem przycisku”. Takie środki automatyzacji prezentowane są na rynku rosyjskim, a także produkcji zagranicznej i krajowej. Tylko w celu dokonania wyboru konieczne jest dokładne przeanalizowanie, biorąc pod uwagę istniejące ograniczenia.

Przykład z życia klienta

Na końcu mojego artykułu chcę podać przykład prawdziwego życia, organizację Klienta, z którym kiedyś pracowałem i określić, co osiągnęli w chwili obecnej. Ich metodologia ma własne kolory, biorąc pod uwagę jej rzeczywistość.

Jest to duża, monolityczna instytucja z państwową formą własności, z rygorystycznymi zasadami budżetowania i monitorowania wykonania budżetów IT. Nie wdrożyli podejścia serwisowego, ich księgowość i planowanie kosztów dochodzą do poziomu systemów informatycznych i elementów infrastruktury obliczeniowej, a to wystarczy. Z powodzeniem wdrożyli podstawowe procesy ITSM: zarządzanie incydentami i zapytaniami, problemy, konfiguracje i zmiany, wydania. Istnieje również proces zarządzania zasobami IT (ale częściowo).

Każdego roku mają wieloetapową (organizacja wydzielona-organizacja-rodzic) ochronę budżetu IT na następny rok, podczas gdy konieczne jest wyraźne wykazanie i uzasadnienie potrzeby tych kosztów, biorąc pod uwagę wszystkie koszty poniesione w poprzednim roku i rozsądny plan kosztów na przyszłość. Jak to zrobią, postaram się podzielić (krótko).

Na sprzęcie - mają koncepcję żywotności sprzętu IT. Okres ten jest określany nie tylko przy okazji, ale obiektywnie na podstawie eksperckiej analizy danych od dostawców sprzętu, organizacji gwarancyjnych, własnych statystyk awarii i awarii oraz zaleceń producentów.

Jednocześnie okres ten został zatwierdzony nie tylko przez kierownictwo przedsiębiorstwa, kierownictwo wyższej organizacji, ale został zsynchronizowany z działem księgowości! Byli w stanie negocjować z działem księgowości, a okres amortyzacji sprzętu pokrywa się z okresem użytkowania, a to jest rzeczywistość!

Posiadają system automatyki, który rejestruje wszystkie uruchomione urządzenia i powiązane informacje (w szczególności okres użytkowania). Okres użytkowania jest monitorowany przez osoby odpowiedzialne za pomocą narzędzi automatyzacji, a do czasu budżetowania sporządzane są raporty z danymi, które urządzenia należy wymienić w bieżącym roku. W tym celu dodaje się dane dotyczące kosztów utrzymania pozostałego sprzętu przez organizacje zewnętrzne (jeśli jest to przewidziane decyzjami zarządu lub polityką techniczną), biorąc pod uwagę wzrost kosztów wsparcia w następnym roku.

Oddzielne rozliczanie kosztów pracy, które pozwala powiązać koszt każdej operacji wykonanej przez pracownika, z uwzględnieniem wynagrodzeń i innych kosztów. To jest ich piękno.

Wszystkie operacje związane z naprawą, aktualizacją i wykonaniem aplikacji do obsługi przez specjalistów IT zostały znormalizowane w czasie. Istnieje ścisła rejestracja całej pracy specjalistów IT w zakresie żądań i zleceń pracy w odniesieniu do odpowiednich jednostek konfiguracyjnych / zasobów IT. Na przykład pełna reinstalacja systemu Windows na takim komputerze wymaga N profesjonalnych godzin pracy ze wskaźnikiem poziomu M, z uwzględnieniem typowego zestawu operacji. Istnieje ponad 400 takich „standardowych operacji” podsumowanych w zatwierdzonym i regularnie aktualizowanym katalogu, które można połączyć w wyspecjalizowane zestawy (zestawy), aby ułatwić ich użycie. W szczególności wspomniana już ponowna instalacja systemu Windows to zestaw kilku typowych operacji. System automatyzacji na żądanie zapewnia wszystkie dane dotyczące godzin pracy wszystkich specjalistów na odpowiednim poziomie dla konkretnego zasobu IT. Następnie następuje pomnożenie przez stawkę specjalistyczną i montaż kosztów finansowych zgodnie z listą płac ITT specjalistów IT dla badanego zasobu IT lub bardziej złożonych raportów, jeśli firma tego potrzebuje (z uwzględnieniem dodatkowych kosztów dla każdej grupy KE lub KE).

Gromadzenie informacji o wszystkich zasobach IT jest obiektywne i wystarczające do uzasadnienia wymaganego budżetu IT na następny rok. Jednocześnie dla każdej linii budżetu są gotowi odpowiedzieć i dostarczyć informacji na temat jego uzasadnienia.

Jest to bardzo żywy i pozytywny przykład tego, jak podejść do kwestii uzasadnienia budżetu i niezbędnej optymalizacji kosztów w oparciu o obiektywne dane i rzetelne metody księgowania i podziału kosztów.


Podoba ci się artykuł? Udostępniaj znajomym, klikając przyciski sieci społecznościowych! Dziękuję!


| Wszystkie artykuły >>>

Wierzę, że wielu CIO w trudnych czasach ma pytania: „Ile naprawdę wydajemy na IT?
A jak można to zoptymalizować?
Zacznijmy od tego, czego potrzebujemy, aby uzyskać obiektywną odpowiedź?
Jak zbudować taki model, aby był wizualny i na bieżąco?
Co wybrać?
Podoba ci się artykuł?